“Un Elefante en la Sala” – Los peligros ocultos de interrumpir durante las presentaciones.

“Un Elefante en la Sala” – Los peligros ocultos de interrumpir durante las presentaciones.

En cada empresa hay “Elefantes en la sala” y este artículo y los siguientes que aparecen en este BLOG tratarán algunos de los más comunes.

En este artículo una PRESENTACIÓN se define como una corta actividad comunicativa, de unos 15-20 minutos, unidireccional, que trata con conceptos en vez de detalles excesivos y que va desde el presentador hacia la audiencia y no incluye preguntas / respuestas desde o hacia la audiencia.

La “Reunión con Diapositivas” tradicional, normalmente es de entre 40 y 120 minutos. Está enfocada a un análisis de detalles, es omnidireccional y los asistentes participan verbalmente. Es una actividad comunicativa que incluye preguntas y respuestas de miembros de la audiencia y el presentador y en la que frecuentemente se realiza un análisis de datos financieros usando plantillas.

Situación:
María, una jefe de producto señior altamente cualificada y experimentada estaba haciendo una presentación a un grupo de profesionales de la salud que parecían interesados y participando mentalmente cuando, de repente y sin aviso previo, su jefe se puso de pie e interrumpió su presentación con el fin de “clarificar” algo que María había dicho. María, que no esperaba la intervención de su jefe, no sabía que hacer… ¿Sentarse cerca de su punto de presentación? ¿Quedarse de pie y hacer puñetas? ¿Volver a su asiento? Mientras tanto, su jefe siguió su intervención y empezó a contestar preguntas de los asistentes lo que finalmente se convirtió en un diálogo, que condujo la conversación y a los asistentes a un paseo por los cerros de Úbeda. Además, su jefe no se  dio cuenta de que había perdido control de la presentación …algunas personas estaban comprobando sus Blackberrys, otros empezaron conversaciones paralelas (con la persona a su lado), otros asistentes estaban echados atrás en sus sillas y estaban mentalmente desconectados de una conversación que para ellos no tenía ningún interés y otra persona sacó su iPad y empezó a trabajar. Cuando el jefe terminó su intervención y devolvió la presentación a María, fue muy difícil para ella llevar al grupo hasta el nivel de interés que habían mostrado antes de la interrupción. El clima de la reunión había cambiado…y no de forma positiva.  Adicionalmente, debido a la intervención, la presentación terminó 30 minutos más tarde de la hora prevista! Después de la presentación María se sentía triste,  desmotivada, ninguneada y pensaba que había perdido el respeto de la audiencia.

Si investigamos qué es lo que ha ocurrido, descubrimos:
La Percepción de María:
–    Ella había dedicado un día a la preparación de su presentación: estructurándola de forma lógica, eligiendo los gráficos más apropiados, etc., y anticipando posibles problemas para evitar interrupciones.

–    Ella ha pedido que la audiencia guarde sus preguntas y comentarios hasta el final de la presentación. Su jefe ha ignorado esta petición, y por lo tanto ha creado el precedente con esta audiencia de que ellos pueden interrumpir cuando quieran.

–     La interrupción fue innecesaria porque María estaba a punto de aclarar sus comentarios. Su jefe no debería haber  “leído su mente” incorrectamente; debería haber confiado en ella y esperado antes de interrumpir.
–    Su “Poder, Profesionalidad y Conocimientos” han sido públicamente cuestionados.

–    Su incertidumbre sobre qué hacer cuando el jefe empezó su intervención fue percibida por la audiencia como indecisión y falta de asertividad, y  podría afectar a cómo la audiencia responde al contenido de su presentación.

–     Su motivación podría continuar disminuyendo, especialmente si su Jefe tiene el hábito de interrumpir a ella y los demás miembros del equipo. Una posible solución podría ser un cambio de puesto de trabajo a una organización en la que sea más apreciada!

–    El hecho de su Jefe tomando control de su presentación podría indicar una falta de respeto hacia ella que fue comunicada indirectamente a la audiencia.

–    Mientras su Jefe estaba hablando, ella estaba observando las reacciones del grupo y podía ver el efecto que la intervención del jefe tenía sobre la audiencia,  a través de su comportamiento, y que él no estaba advirtiendo.

La Percepción de la Audiencia:
–    María estaba haciendo una presentación interesante y profesional por lo tanto ¿porqué “interrumpirla” durante la presentación y no hacerlo más tarde?

–     ¿Porqué empieza un diálogo y después  un paseo por los cerros de Úbeda?

–    Si su jefe tuvo que interrumpir / aclarar sus comentarios, ¿Qué más de lo que ella estaba diciendo / haciendo era incorrecto? Por lo tanto ¿Qué grado de validez tiene su presentación?

–    En principio, la audiencia y María tienen un buen nivel de compenetración y si cosas similares han occurido con ellos y sus jefes, la simpatía de grupo sería para María y posiblemente causaría un poco de antagonismo hacia su jefe.

–    Con la intervencion de su jefe, el paseo por los cerros de Úbeda y las preguntas, la presentación iba terminar mucho más tarde de lo previsto y retrasar las demás presentaciones con todo lo que esto conlleva!

La Percepción del Jefe de María:
Razonamiento:
–     No quería que la audiencia tuviera información “incorrecta” y cree que es mejor corregirla inmediatamente en vez de más tarde. ¡En realidad es un pensamiento incorrecto!

–    Creer que la audiencia iba a recordar todos los datos en vez de los “conceptos”. ¡Otro error! El cerebro humano generalmente funciona con conceptos: Pregunta a un familiar / amigo sobre una película que haya visto recientemente y la respuesta normal será un breve resumen de los puntos destacantes para ellos, ¡NO un análisis profundo de todos los detalles!

–     Quería que la audiencia “participara” lo que para él, esta palabra significa hablar / interactuar con el presentador. Sin embargo, en una presentación la audiencia debe participar mentalmente: Pensando. Piensa en las presentaciones a las que has asistido: ¿cuántas han terminado a la hora prevista cuando la audiencia ha estado “interactuando” con el presentador y otros asistentes? ¡No han sido muchas!

–    Siente que por el hecho de que él es el Jefe, tiene el derecho a interrumpir cuando quiera. La manera en que el presentador y la audiencia sienten o le perciben tiene poca importancia.

–    Entrando en una conversación durante la presentación de María,  posiblemente quiere mostrar que él es flexible y responde a lo que la audiencia desea, y él asume que todos los demás asistentes están interesados en el diálogo. Frecuentemente no es la verdad.  Muchas veces, la gente no está formada, o sensibilizada, en leer las reaciones de la audiencia y esta carencia es algo que contribuye a presentaciones ineficaces.

Como podemos ver con las PERCEPCIONES distintas de la gente involucrada en esta actividad comunicativa, hay un gran número de desventajas para el Jefe cuando interrumpe a miembros de su equipo DURANTE sus presentaciones.

Aunque es obvio que cualquier error o información incorrecta debe ser rectificada antes de que la audiencia salga de la presentación, DURANTE la presentacion NO es el momento más apropiado.

Una Sugerencia PRÁCTICA para el Jefe:
Utilizar “El Efecto Primacía-Reciente”:
El término “El Efecto de Primacía – Reciente” se utiliza en la psicología y sociología para describir el efecto del orden de la presentación de información o eventos en la memoria.
“El efecto Primacia” dice que la información presentada al principio se recuerda mucho mejor que lo presentado más tarde y que la gente tiende a recordar la primera vez que algo ocurre más que las repeticiones.
“El efecto Reciente” afirma que la gente recuerda más fácilmente la información o evento/hecho más reciente.

Juntos, estos dos efectos resultan en que la información recibida al principio y al final en cualquier actividad comunicativa (Presentación, Reunión, Negociación, etc), se recuerda mejor que la información recibida en la parte central (cómo la intervencion de un jefe en una presentación).

Si el Jefe hace su intervención DESPUÉS de la Presentación y ANTES de que el presentador pida preguntas del grupo, será recordado mucho mejor. Además, él está:

1.    Usando la  psicología para hacer su intervención mucho más memorable en la mente de su audiencia.

2.    Permitiendo que el presentador tenga la oportunidad de presentar TODA la información que puede hacer su intervención innecesaria.

3.    Ayudando al presentador a mantener su “Poder, Profesionalidad y Conocimientos”  frente a la audiencia.

4.    El Jefe está quitando un elemento de estrés importante para el presentador.

5.    Reduciendo las posibilidades de desvíos del tema a través de preguntas/respuestas y diálogos  innecesarios, lo que ayuda mucho a mantener el horario previsto.

6.    Manteniendo / aumentando la motivación del presentador, evitando que busque un nuevo puesto de trabajo.

7.    Permitiendo que el Jefe tenga la oportunidad de observar el comportamiento de la audiencia que indicará cómo están reaccionando a la presentación.

9.    Quitando la mayoría, sino todas, las posibles percepciones equivocadas  de la audiencia.

10.    Creando la percepción que el Jefe es un LÍDER!

11.    Mostrando respeto por el presentador y la audiencia.

¿Qué puede hacer el presentador?
Cualquier presentador que tiene un jefe que, de forma habitual, interrumpe las presentaciones debería hablar con él/ella antes de su presentación y, si es necesario también podría mostrarle una copia de estae artículo, con el fin de llegar a un acuerdo sobre las normas de comportamiento en esta Actividad Comunicativa. Este acuerdo  incluirá temas como interrupciones, preguntas, uso del tiempo, etc., y otros elementos del comportamiento esperado y no deseado.

Una ventaja de esta acción  será que el presentador está mostrando su confianza en sí mismo, tomando control en un entorno/actividad  donde su reputación y profesionalidad está en juego y su interés en hacer algo más que meramente “cubrir el expediente”.

Sin embargo, hay unos problemas que pueden ocurrir con este escenario:
1. Muchos jefes no están dispuestos a tratar de estos temas o, durante la presentación, olvidan el acuerdo “en el calor del momento”. ¡Es muy difícil romper los hábitos de toda la vida!
2. Hay muchas personas que tienen miedo de hablar de estos temas con sus jefes porque piensan que su jefe se va a enfadar o echarles a la calle.
3. Mientras estas normas deberían ser aplicadas a tod@s, muchas vez esto no occure. Las personas que sufren el problema con su jefe, deben hablar con él para obtener un acuerdo sobre las normas de comportamiento. Y, si el jefe es un líder, establecerá estas normas para su equipo.

Ahora… ¿Disfruta de tu próxima presentación!

Los puntos / percepciones indicados  arriba han sido recogidos por el autor, durante varios años, de un gran número de presentadores, jefes y asistentes a presentaciones (internas y externas) por el autor y forman la base de este artículo.

Para saber más sobre Ian Brownlee y/o Brownlee & Associates, S.L.: http://http://www.brownlee-associates.com

 

© Ian Brownlee, Brownlee & Associates, S.L., Abril, 2012.

Acerca de ianbrownlee

Ian Brownlee, the founder of Brownlee & Associates has been actively involved in the field of interpersonal & transcultural communication since 1977. He has worked in universities and companies in the following countries: Laos, Thailand, Hong Kong, Korea, Japan, Singapore, Saudi Arabia, France, Italy, England, The United States of America & Spain, as a teacher, university lecturer, trainer, researcher & consultant. In addition, his experience in living in these countries, and studying the language & communication and interaction styles of each has aided him in reaching a real understanding of intercultural and transcultural differences and how to resolve them. Ian Brownlee has various masters degrees from British Universities: One in Linguistics & Teaching English Overseas from Manchester University, one in Training & Development with a specialization in the area of Communication and Adult learning awarded by the University of Sheffield. He has also gained professional qualifications in Psychotherapy & Hypnotherapy from various professional organizations. During his university career he has also studied elements of Sociology, Organizational psychology, Educational psychology, Psycholinguistics and Kinesics. He is a licensed Practitioner, Master Practitioner, and Master Trainer in NLP. as well as being a trainer in Ericksonian Hypnosis. He is a member of a wide range of professional organizations involved in Training, Applied Psychology, Hypnotherapy & Ericksonian Hypnosis, Psychotherapy, Interpersonal Communication & Cross-cultural Communication. He is also recognized by the Program on Negotiation, Harvard University, as a Negotiation Skills Trainer & Mediator and has been a collaborator on various projects with the program, and as such is in great demand as a negotiation consultant for some of the largest multinationals operating worldwide. His wide experience gained in multinational organizations in positions such as Director of Training, Communications Consultant and Negotiator / Mediator has helped many people to learn and apply new methods of negotiating skills and advanced communication techniques both in their private and professional lives. He has published various articles & books related to the field of interpersonal communication and he is the author of all the courses taught by Brownlee & Associates. He has lived and worked in Spain since 1985, initially as a trainer / Special Assistant in a multinational pharmaceutical company and then as the Training Manager for a multinational company involved in Clinical Analysis & Nuclear Medicine. Brownlee & Associates was formed in 1991 and currently has a small, highly-trained staff. While based in Madrid, courses are given world-wide either in English or Spanish. Brownlee & Associates currently work with leading international companies in the areas of pharmaceuticals , Information systems, luxury products, food & beverages, etc.
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