“Un Elefante en la Sala” # 3 : Cómo Evitar el Comportamiento no Deseado en Presentaciones.

Las técnicas tratadas en este artículo se pueden aplicar también a reuniones internas y externas.

Situación:
David, Jefe de Producto Senior de una empresa farmacéutica multinacional, estaba dando una presentación a miembros del departamento de marketing y la fuerza de ventas. A la mitad de su presentación, la puerta se abrió de forma violenta y ruidosa y uno de los gerentes de zona entró en la sala e ignorando totalmente a David, empezó con una “vuelta de cariño” dando la mano / besando a los asistentes, perturbando al presentador, interrumpiendo la presentación, y molestando a la audiencia. David se quedó absolutamente estupefacto: NUNCA había visto una muestra igual de mala educación o falta de respeto en público en toda su vida. Su primer impulso fue enojarse y mandarle callarse, sin embargo, David se considera un líder y su deber es dar un ejemplo a su equipo y, por lo tanto, decidió que sería mejor no decir nada AHORA. Sin embargo, hizo algo al terminar su presentación. (Ver abajo)

El escenario anterior es un ejemplo muy común de comportamiento inaceptable en presentaciones y reuniones donde una persona muestra claramente una falta de respeto por el presentador y la audiencia y un sentido de sobre-valoración del grado de importancia que él tiene y que podría también subconscientemente indicar algún tipo de problema psicológico.

Otros tipos de mal comportamiento podrían incluir pero no están limitado a:

Problema 2: El uso de portátiles / tablets / Teléfonos inteligentes, etc., durante la presentación o reunión.
Mientas muchas personas utilizan su ipads, etc., como una manera de tomar notas, el uso y manipulación de estas artilugio / chismes  (tecleando, swiping, etc.) podría distraer los demás miembros de la audiencia del contenido de la presentación. También, mientras la persona esta utilizando su chisme, NO esta escuchando al presentador que significa que podrían perder información uy importante para ellos que podrías ocasionar preguntas innecesarias mas adelante.

Problema 3: Conversaciones Paralelas.
Estos frecuentemente ocurre cuando el presentador es leyendo texto escrito en la pantalla mientras dando su espalda a la audiencia y NO esta observando, y controlandoles. Una conversación paralela ocurre cuando una persona esta hablando con la persona al lado y, muchas veces, los conversaciones están “fuera de la tema” y sin ningún relación con la tema de la presentación. Esta tipo de actividad distrae tanto el presentador como la audiencia y es otra signo de una falta de respeto para todos.

Problema 4: La Presentación esta desviada por los cerro de ubada.
Esto ocurre cuando los miembros de la audiencia malgasta tiempo hablando de sus propios problemas o intentando mostrar su alto nivel de sabiduría sobre la tema durante la presentación que lleva la audiencia y el presentador lejos de la tema inicial. Para resolver esta problema con elegancia requiere habilidades y técnicas de man-management por parte del presentador.

Me gustaría proponer las siguientes técnicas para resolver el problema indicado arriba:

Soluciones recomendadas:
Siempre, si tienes una persona que habitualmente se comporta de una forma no aceptable, habla directamente con ella – cara a cara – antes de la presentación / reunión y deja bien claro exactamente cómo esperas que se comporte desde este momento! Después…

Decide siempre y, si es necesario, acuerda las “Normas de Comportamiento” deseadas con la gente apropiada dentro de la organización y, DESPUÉS, publícalas e inclúyelas en la agenda para la presentación / reunión.

Problema 1: Entrada ruidos y sin respeto en la presentación o reunión.
Solución 1:
–    Colocar un letrero en la puerta de la sala, y en letras BIEN GRANDES, repetir las normas acordadas, que muestren a las personas que llegan tarde qué es lo que deben hacer, por ejemplo:
“Si llegas tarde y quieres asistir a esta presentación, Por favor, sigue estas instrucciones:
    a. Entrar de forma tranquila, sin ruido y con el teléfono apagado.
    b. No interrumpas al presentador o miembros de la audiencia.
    c. Siéntate en una de las silla vacías colocadas cerca de la puerta.
    d. Espera hasta el descanso para saludar a amigos y colegas.
    e. Muestra respeto para tod@s en la sala.
    Gracias. Tu cooperación es apreciada.”

En la situación descrita anteriormente, cuando David terminó su presentación, inmediatamente convocó un descanso de 15 minutos y llevó al gerente de zona mal educado a una oficina cerca y, a solas, le dijo exactamente cómo se sentía sobre su comportamiento, los efectos sobre él mismo y la audiencia y, más importante, exactamente cómo él esperaba que se comportara de ahora y adelante en las reuniones y presentaciones. Recuerda, eso NO es una negociación – es una intervención para corregir un comportamiento no deseado. Antes de volver a la sala de presentaciones, David se aseguró de que el gerente de zona había comprendido las mejoras requeridas y estaba de acuerdo y dispuesto a modificar su comportamiento en el futuro.

Beneficio de esa técnica:
Si alguien entra la sala e interrumpe al grupo, el presentador tiene TODO el derecho de inmediatamente cortar el mal comportamiento y la interrupción porque la persona que está llegando tarde ha sido informada sobre cómo comportarse ANTES de entrar en la sala y si él/ella decide  NO seguir las normas y mostrar su falta de respeto al grupo de forma tan abierta, debe ser cortada y tratada inmediatamente. Un líder no puede permitir que se salga con la suya.

Problema 2:El uso de portátiles / tablets / teléfonos inteligentes, etc., durante la presentación o reunión.

Como he comentado arriba, el uso de estos dispositivos debería estar cubierto por las “normas de comportamiento” esperado e indicado en la agenda. Sin embargo, el presentador debe, al principio de la presentación, pedir que estos artilugios se apaguen hasta el final de la presentación y LAS RAZONES porque las que hace esta petición. – después debe mirar a la audiencia y esperar mientras ellos cumplen! Además, cuando el presentador da la espalda a la audiencia – por ejemplo para leer texto escrito en una diapositiva, NO está controlando a la audiencia y es entonces cuando la gente arranca sus portátiles o teléfonos móviles y dejan de prestar atención.

Beneficio de esa técnica
La audiencia sabe lo que se espera de ellos desde el principio de la “actividad comunicativa” y las razones porque deben cumplir. También indica que el presentador está tomando control desde el principio, con elegancia. Cuando la audiencia cumple, es una muestra de que, en su subconsciente, la audiencia ha reconocido el poder y autoridad del presentador. Si alguien se resiste o se niega, es una signo seguro que va a ser problemático durante la presentación y el presentador puede preparar estrategias apropiadas para tratar esta persona.

Problema 3: Conversaciones Paralelas.
Trabajar mirando la pantalla del ordenador portátil NO a la pantalla: el presentador puedes utilizar su orientación y mirada para controlar al grupo.

Beneficio de esa técnica: Un gran aumento en el control psicológico.

Problema 4:La Presentación se va por los cerros de Úbeda.
Preguntas SOLO al final de la presentación.  Jamás debes contestar preguntas durante la exposición. Más información aqui:https://brownleeassociates.wordpress.com/2014/04/02/tratando-con-preguntas-durante-la-presentacion/

https://brownleeassociates.wordpress.com/2012/10/10/preguntas-directas-vs-retoricas-en-presentaciones/

Beneficio de esa técnica: Un gran aumento en el control psicológico.

RECUERDA: El Poder se cede. El Control se toma.
Muchos presentadores tienen una tendencia a ceder su poder a la gente en la audiencia porque quieren parecer educados, con buenos modales, comprensivos y flexibles en el momento de confrontar los deseos de la audiencia. Sin embargo, esto puede ser percibido como debilidad y podría ser abusado por gente que tiene una agenda oculta!

Es esencial que el Presentador / Líder de la Reunión muestre claramente que  espera y exige, respeto por parte de la audiencia. Si el Presentador no se respeta a sí mismo, ¿cómo puede esperar respeto por parte de los demás? Ser asertivo es bueno, sin embargo la agresividad es algo a evitar.

Por lo tanto, termina con el mal comportamiento y serás un Líder de verdad!

Para más información sobre Brownlee & Associates consultar nuestra página web bilingüe: http://www.brownlee-associates.com

(c) Ian Brownlee, Brownlee & Associates, S.L., Madrid, España, Mayo, 2012. Todos los derechos reservados.

Acerca de ianbrownlee

Ian Brownlee, the founder of Brownlee & Associates has been actively involved in the field of interpersonal & transcultural communication since 1977. He has worked in universities and companies in the following countries: Laos, Thailand, Hong Kong, Korea, Japan, Singapore, Saudi Arabia, France, Italy, England, The United States of America & Spain, as a teacher, university lecturer, trainer, researcher & consultant. In addition, his experience in living in these countries, and studying the language & communication and interaction styles of each has aided him in reaching a real understanding of intercultural and transcultural differences and how to resolve them. Ian Brownlee has various masters degrees from British Universities: One in Linguistics & Teaching English Overseas from Manchester University, one in Training & Development with a specialization in the area of Communication and Adult learning awarded by the University of Sheffield. He has also gained professional qualifications in Psychotherapy & Hypnotherapy from various professional organizations. During his university career he has also studied elements of Sociology, Organizational psychology, Educational psychology, Psycholinguistics and Kinesics. He is a licensed Practitioner, Master Practitioner, and Master Trainer in NLP. as well as being a trainer in Ericksonian Hypnosis. He is a member of a wide range of professional organizations involved in Training, Applied Psychology, Hypnotherapy & Ericksonian Hypnosis, Psychotherapy, Interpersonal Communication & Cross-cultural Communication. He is also recognized by the Program on Negotiation, Harvard University, as a Negotiation Skills Trainer & Mediator and has been a collaborator on various projects with the program, and as such is in great demand as a negotiation consultant for some of the largest multinationals operating worldwide. His wide experience gained in multinational organizations in positions such as Director of Training, Communications Consultant and Negotiator / Mediator has helped many people to learn and apply new methods of negotiating skills and advanced communication techniques both in their private and professional lives. He has published various articles & books related to the field of interpersonal communication and he is the author of all the courses taught by Brownlee & Associates. He has lived and worked in Spain since 1985, initially as a trainer / Special Assistant in a multinational pharmaceutical company and then as the Training Manager for a multinational company involved in Clinical Analysis & Nuclear Medicine. Brownlee & Associates was formed in 1991 and currently has a small, highly-trained staff. While based in Madrid, courses are given world-wide either in English or Spanish. Brownlee & Associates currently work with leading international companies in the areas of pharmaceuticals , Information systems, luxury products, food & beverages, etc.
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