Cómo matar una presentación en tres sencillos pasos.

Todos los comentarios en este artículo también pueden aplicarse a cursos de formación.

José,  Director Financiero de una empresa multinacional, estaba haciendo la presentación de los resultados del último trimestre para el Comité de Dirección de su empresa. Sabía que tenía toda la información que necesitaba: había preparado todo “como siempre” y estaba seguro de que iba a ser un gran éxito. Debido a que su presentación fue la tercera en la lista, tuvo la oportunidad de asistir a las dos primeras presentaciones de sus compañeros. Las dos tenían el estilo tradicional de la empresa: Fondos azul marino; letras blancas / amarillas; mucho texto escrito y una cantidad de datos impresionante – todos en la “Plantilla Financiera Estándar” utilizada por su organización.

Sin embargo, nada más empezar la primera presentación, José notó, de repente, que su atención se estaba desviando del tema; sus ojos tenían problemas para quedarse abiertos y se sentía como si estuviera a punto de dormir. Quizás,  pensó, tenía algo que ver con el hecho de que las luces estaban apagadas, el presentador estaba hablando en voz baja y muy, muy monótona, el ronroneo del ventilador de cañón era muy tranquilizante y  persistente y, echando un vistazo alrededor, vio que nadie estaba mirándole….

Cuando el presentador terminó su presentación y se encendieron las luces, José lentamente se despertó para la sesión de preguntas sobre la presentación y, por lo tanto, contribuyó muy poco. Cuando la segunda presentación empezó, José notó que estaba entrando en el mismo proceso que en la presentación anterior con los mismos resultados. Lo mismo ocurrió con las demás presentaciones.

José decidió que iba observar lo que estaba haciendo la audiencia y cómo estaba reaccionando durante su presentación para ayudarle a identificar maneras para mejorar sus habilidades de comunicación. Después de su presentación, José hizo una investigación profunda….

Lo que José finalmente descubrió fue:
1. Utilización de fondos oscuros: azul marino, etc, con letras amarillas / blancas.
Por alguna razón desde la invención de PowerPoint, mucha gente en organizaciones han adoptado incorrectamente los fondos oscuros, azul marino, marrón oscuro, granate, etc., y letras blancas / amarillas para los textos como  “estilo corporativo” para presentaciones y cursos de formación SIN investigar los efectos psicológicos de esta opción. Esto ha resultado en mucho dinero para los diseñadores gráficos, pero ha perjudicado la comunicación interna y externa de los clientes por sus efectos adversos.

Nota:
Como hipnoterapéuta, utilizo esta combinación de colores para inducir un estado de trance en grandes grupos de gente.   Fondos oscuros como azul marino y texto amarillo / blanco en combinación con un bajo nivel de luz induce un estado de relajación y somnolencia tanto en la audiencia como en el presentador. Una manera muy sencilla para ver el efecto es fijarse en el presentador: frecuentemente empieza su presentación hablando rápido y con un tono de voz alto,  sin embargo, en poco tiempo empieza hablar más lento, pausado y monótono lo que aumenta el efecto de somnolencia en la audiencia y convierte la presentación en una aburrida, pesada, torpe y poco memorable actividad que es un malgasto de tiempo para todos.

Hay muchas más razones para evitar el uso de estos colores, algunas son:
1. Es anti-cultural: ¿Cuantas veces has utilizado papel azul oscuro con bolígrafos de tinta amarilla o blanca en tu trabajo o vida diaria?  Entonces ¿por qué utilizarlos cuando una buena comunicación es importante? El hecho de que este estilo de plantilla es el más utilizado con PowerPoint NO significa que sea el mejor o más apropiado!
2. Visualmente, los colores claros “sangran” dentro del fondo, lo que hace que el texto escrito sea mucho más difícil de leer – especialmente en tamaños menores de 22 puntos (fuente Arial) – tanto para el presentador como para la audiencia.
3. Azul + amarillo / blanco, cuando están utilizados de esta forma, tienden a crear lo que es conocido en Programación Neuro Lingüística como un efecto “kinestético” que significa que afecta  a nivel del subconsciente emocional en vez del nivel consciente y lógico.
4. A mucha gente no le gusta este tipo de diapositiva / presentación, pero prefieren callarse a decir algo por miedo a que sus jefes se enfaden con ellos – especialmente si la empresa ha gastado (NO invertido) mucho dinero para una plantilla de diseño “única”!
5. Todavía, en muchas presentaciones, la mayoría de presentadores apagan las luces en la sala para facilitar la lectura de las diapositivas. Sin embargo, esto significa que el presentador no puede observar las reacciones de la audiencia y ajustar su presentación en base a esta información. Observar y responder a la audiencia es la Clave del Éxito de una presentación excelente y de un gran presentador!

Solución: Tanto para presentaciones como para cursos de formación, utiliza fondos blancos con el logo de tu organización / producto en la esquina superior izquierda. De esta forma estás capitalizando en  el efecto primacía – reciente. Utiliza negro para texto normal y cambia el color para destacar palabras individuales o frases de importancia especial.  Utilizando el fondo blanco, el presentador puede dejar las luces encendidas y fácilmente monitorizar a la audiencia.

2. Clase magistral de lectura
La gente lee a su propia velocidad, pero escucha a la velocidad de la persona que está hablando. Si pones una diapositiva llena de texto escrito, NADIE va  a escuchar al presentador hasta que haya leído, y entendido, todo que hay en la diapositiva. – el presentador que ponga una diapositiva así e inmediatamente empiece a hablar está malgastando su tiempo y el tiempo de la audiencia.

Solución: La mejor manera para mostrar texto escrito es a través de la animación de cada línea y NO:
1. “Open show” – mostrando toda la diapositiva de golpe.
2. ¡Letra por letra! : esta técnica es un abuso de la capacidad de animación de PowerPoint y es todavía peor cuando está acompañada de sonidos.

También, como regla general, el tamaño mínimo debe ser 22 puntos en  fuente Arial para texto de “cuerpo” y 28 puntos para títulos.

3. Utilización de Plantillas Financieras (P.F.).
Definición: Una serie de plantillas de datos diseñadas específicamente para la organización y que todos los presentadores deben utilizar en sus presentaciones.

Muchas organizaciones utilizan  P.F. como una manera de estandarizar la información de varias fuentes (países, áreas, divisiones, etc) y para evitar posibles problemas lingüísticos mientras no son conscientes de que sólo alrededor del 12% de la audiencia puede ser capaz de comprender, visualizar y extrapolar información desde estos tipos de plantilla.

Sin embargo, alrededor de un 78% de la audiencia puede tener una preferencia para una presentación  “Visual” que utilice gráficos, imágenes, etc., para la comunicación de datos y que tienen problemas para procesar eficazmente el tipo de datos contenido en las P.F. El último grupo – los Kinestéticos – que son un 10% de la población procesa información a través de sus emociones y tienden a tener dificultades procesando y comprendiendo datos expuestos en P.F.

También,
1. Las P.F. normalmente contienen demasiada información que frecuentemente lleva a la audiencia a una sobrecarga de información. Para más información, leer el artículo sobre el recuerdo humano: The Magic Number 7 +/-2 (***abajo)

2. Las P.F. NO facilitan la comunicación, de hecho, tienden a disminuirla.  Como he mencionado arriba, la audiencia tiene que leer y comprender lo que hay en la pantalla antes de escuchar al presentador. El presentador debe decidir que es maás importante: ¿Seguir las “normas” de la empresa o comunicar de forma excelente evitando confusión sobre los datos?

3. Las P.F., en general, son más eficaces como PDFs que permiten al lector controlar el proceso de lectura que no es el caso en una presentación donde el presentador es el que controla todo.

Solución: Una opción utilizada Frecuentemente por organizaciones multinacionales innovadoras es permitir que el presentador extraiga sólo los datos más relevantes de las P.F. y presentarlos gráficamente con el acuerdo de que una copia de la diapositiva y el P.F. se adjunten en los documentos de apoyo distribuidos al finalizar la presentación.

Una de las presuposiciones de la Programación Neuro Lingüística es:
Si siempre haces lo que has hecho siempre, siempre recibirás lo que siempre has recibido!
Por lo tanto, si sigues utilizando las técnicas del  siglo pasado, no puedes esperar conseguir mejores resultados!

Ahora es el momento de mejorar tu comunicación interna y externa.
¿A qué estás esperando?

***”The Magical Number Seven, Plus or Minus Two: Some Limits on Our Capacity for Processing Information” – George A. Miller, 1956.

© Ian Brownlee, Brownlee & Associates, S.L., June, 2012.

Acerca de ianbrownlee

Ian Brownlee, the founder of Brownlee & Associates has been actively involved in the field of interpersonal & transcultural communication since 1977. He has worked in universities and companies in the following countries: Laos, Thailand, Hong Kong, Korea, Japan, Singapore, Saudi Arabia, France, Italy, England, The United States of America & Spain, as a teacher, university lecturer, trainer, researcher & consultant. In addition, his experience in living in these countries, and studying the language & communication and interaction styles of each has aided him in reaching a real understanding of intercultural and transcultural differences and how to resolve them. Ian Brownlee has various masters degrees from British Universities: One in Linguistics & Teaching English Overseas from Manchester University, one in Training & Development with a specialization in the area of Communication and Adult learning awarded by the University of Sheffield. He has also gained professional qualifications in Psychotherapy & Hypnotherapy from various professional organizations. During his university career he has also studied elements of Sociology, Organizational psychology, Educational psychology, Psycholinguistics and Kinesics. He is a licensed Practitioner, Master Practitioner, and Master Trainer in NLP. as well as being a trainer in Ericksonian Hypnosis. He is a member of a wide range of professional organizations involved in Training, Applied Psychology, Hypnotherapy & Ericksonian Hypnosis, Psychotherapy, Interpersonal Communication & Cross-cultural Communication. He is also recognized by the Program on Negotiation, Harvard University, as a Negotiation Skills Trainer & Mediator and has been a collaborator on various projects with the program, and as such is in great demand as a negotiation consultant for some of the largest multinationals operating worldwide. His wide experience gained in multinational organizations in positions such as Director of Training, Communications Consultant and Negotiator / Mediator has helped many people to learn and apply new methods of negotiating skills and advanced communication techniques both in their private and professional lives. He has published various articles & books related to the field of interpersonal communication and he is the author of all the courses taught by Brownlee & Associates. He has lived and worked in Spain since 1985, initially as a trainer / Special Assistant in a multinational pharmaceutical company and then as the Training Manager for a multinational company involved in Clinical Analysis & Nuclear Medicine. Brownlee & Associates was formed in 1991 and currently has a small, highly-trained staff. While based in Madrid, courses are given world-wide either in English or Spanish. Brownlee & Associates currently work with leading international companies in the areas of pharmaceuticals , Information systems, luxury products, food & beverages, etc.
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