Preguntas Directas Vs Retóricas en Presentaciones.

Una de las maneras más rápidas de perder el control de una presentación es a través de hacer preguntas directas DURANTE la presentación a la audiencia. Sin embargo, hay una alternativa más elegante y eficaz.

En este artículo una PRESENTACIÓN  se define como una actividad comunicativa de corta duración (15-20 minutos), unidireccional, y que trata de conceptos en vez de profundizar en detalles. La presentación va desde el presentador hacia la audiencia y NO debería incluir ni preguntas ni respuestas hacia o desde la audiencia.

La “Reunión con diapositivas” tradicional es una actividad comunicativa de más larga duración  (40-120 minutos), está más enfocada en detalles, es omnidireccional, verbalmente participativa. Algunas personas equivocadamente la llaman una “presentación” y frecuentemente incluye preguntas directas desde el presentador hacia la audiencia, o viceversa, o entre los asistentes. En muchas ocasiones, incluye un análisis de datos financieros usando plantillas.

Situación:
María, una jefa de producto altamente cualificada pero con relativamente poca experiencia, estaba haciendo una presentación frente a un grupo de profesionales de la salud que, en principio, parecían interesados y dispuestos a participar.  Era su primer encuentro con este grupo y, por lo tanto, decidió que iba a ser dinámica, interesada en sus experiencias y a involucrarles en la presentación. Después de consultar a algunos de sus colegas más experimentados, decidió que iba hacer lo “que hacían los demás” en su organización, por lo tanto, unos 10 minutos después de empezar la presentación, ella hizo una pregunta directa a uno de los asistentes más jóvenes de audiencia.  El resultado fue sorprendente… un silencio total. Después de esperar unos segundos, hizo la misma pregunta a un asistente mucho más mayor que inmediatamente tomó el  control de la presentación y procedió a dar un clase magistral sobre lo listo, guapo, inteligente y sabio que era, etc. Pobre María no sabía cómo cortar su rollo porque era un K.O.L. (Key Opinion Leader) Líder de Opinión Clave en su especialidad y su buena voluntad era vital para la organización de María. Finalmente, 20 minutos más tarde, él se quedó sin nada que decir y María fue capaz de tomar control otra vez. Sin embargo, fue muy difícil llevar al grupo otra vez al nivel de interés que habían mostrado antes de la intervención. El clima de la presentación había cambiado – y no para mejor. María decidió hacer otro intento y unos 10 minutos más tarde hizo otra pregunta al grupo. El resultado le asombró… Algunos asistentes intentaron contestarle, sin embargo, al mismo tiempo, había dos o tres conversaciones paralelas entre los asistentes a la presentación. De hecho, un par de personas sacaron su Ipads y teléfonos inteligentes y empezaron a utilizarlos. Básicamente, la audiencias estaba a su aire y no enfocada en su pregunta. Finalmente, la presentación terminó unos 40 minutos más tarde de lo previsto. Después de la reunión, María se sentía infeliz, desmotivada y pensaba que había perdido el respeto de la audiencia y no sabía porqué.

¿Has tenido una experiencia cómo la de María?

Por qué la gente utiliza preguntas directas en presentaciones:
Mucha gente equivocadamente cree que el uso de preguntas directas en una presentacion es una manera fácil para hacerla más:
Participativa:
Es una falacia, si volvernos a leer la definición de una presentación al principio de este artículo, podemos ver que es una actividad comunicativa “unidireccional” NO bidireccional, ni multidireccional. Aparentemente, muchos presentadores no han oído la advertencia de C.P.Snow: “Nunca subestimes la inteligencia de tu audiencia y nunca sobreestimes sus conocimientos”. Porque muchas veces se tiende a dar a las audiencias el equivalente de papillas, todos los datos mascados  = mucha información que ha sido analizada anteriormente para que la audiencia no tenga que pensar, ya ha sido hecho por el presentador – sólo tienen que “abrir sus mentes” y todo entrará en su cerebro. Creemos que una participación real en una presentación no viene de una interacción verbal entre presentador y asistentes durante la presentación, sino del hecho que la audiencia tenga que pensar y utilizar sus cerebros, sin decir ni una palabra, durante toda la presentación. ESO es participación real!

Algunas personas me ha dicho que creen que las preguntas hacen las presentaciones más:
Interactivas:
Otra vez, volvemos a la definición arriba – ¿Por qué una presentación debería ser interactiva y de qué forma? Si quieres interactividad, ¡compra una play station!  Obviamente los cursos de formación deben ser verbalmente interactivos y participativos…pero no una presentación.
Interesantes:
Es el tema y cómo el presentador lo presenta frente la audiencia lo que determina si es interesante o no – el hecho de que haya, o no haya, preguntas no tiene nada que ver con el nivel de interés. El interés viene cuando la audiencia sabe que el presentador va a cubrir sus necesidades, deseos y carencias y, con un poco de suerte, suministrará una solución real a un problema que la audiencia comparte.

Más problemas con preguntas directas:
La mayoría de presentadores, y sus audiencias, tienden a entrar subconscientemente en un cierto ritmo psicológico durante una presentación: diapositiva, lectura, ampliación sobre contenido, próxima diapositiva, etc. Las preguntas directas interrumpen el ritmo y frecuentemente se convierte en un diálogo entre el presentador y el miembro de la audiencia que contesta.  Muchas veces estos diálogos tratan de un problema específico de un miembro de la audiencia que quizá, o quizá no, es de interés para el resto del grupo. Cuando el grupo no tiene interés en el diálogo se desconectan de la actividad y es muy difícil para el presentador re-conectar con ellos. Otro problema que ocurre es cuando la persona elegida para contestar no sabe la respuesta o no quiere decir nada, o se siente incómodo siendo elegido frente a este grupo. Finalmente, un participante en la audiencia podría tener una “Agenda Oculta” y podría utilizar la pregunta como escusa para sacar su tema frente a esta audiencia.

Con el fin de evitar la situación descrita arriba, aconsejamos seriamente el uso de preguntas retóricas durante las presentaciones.

Definición: Una pregunta retórica se hace meramente por su efecto y no se espera ni se requiere una respuesta; o el presentador hace Y CONTESTA su propia pregunta.

Los beneficios psicológicos de hacer preguntas retóricas:

– Muestra a la audiencia que él o ella ha tenido experiencias similares y compartidas con ellos y comprende su situación o problema, lo que crea un enlace psicológico entre audiencia y presentador.

– Es una manera muy eficaz y elegante de mantener el control de la presentación y, más importante, la mente consciente y subconsciente de la audiencia.

– Sutilmente dirige la atención de la audiencia a puntos o áreas específicas.

– Provoca a la audiencia a participar mentalmente a través de una situación de creación y resolución de hipótesis. Una vez la audiencia ha escuchado la pregunta, mentalmente empiezan a buscar una respuesta a través de la formulación de una hipótesis de respuesta, sin embargo la rápida contestación de la pregunta por parte del presentador resuelve la hipótesis creada inicialmente = participación mental!

– Crea un cambio psicológico de actividad que aumenta el interés y la atención de la audiencia.

– Explota el efecto primacía-reciente para enfocar a la audiencia en la respuesta suministrada.

Ejemplo:
“Cuando una cosa como XYZ ocurre, ¿Qué podemos hacer?  Hemos descubierto que ABC.”
(Experiencia compartida – primacía)           (Retórica ?)             (Respuesta – reciente)

Ahora es el momento para que los presentadores dejen de hacer lo que han hecho en el siglo pasado y empiecen a utilizar las últimas, y más modernas, técnicas para mejorar sus habilidades de comunicación.

Recuerda: Nunca tienes dos oportunidades de crear la primera impresión.

Dos presuposiciones clave de la Programación Neuro Lingüística:
1. El significado de tu comunicación es el resultado que obtienes, NO lo que pretendes  conseguir.
2. La resistencia es un comentario sobre el comunicador.

© Ian Brownlee, Brownlee & Associates, S.L., 2012.

Acerca de ianbrownlee

Ian Brownlee, the founder of Brownlee & Associates has been actively involved in the field of interpersonal & transcultural communication since 1977. He has worked in universities and companies in the following countries: Laos, Thailand, Hong Kong, Korea, Japan, Singapore, Saudi Arabia, France, Italy, England, The United States of America & Spain, as a teacher, university lecturer, trainer, researcher & consultant. In addition, his experience in living in these countries, and studying the language & communication and interaction styles of each has aided him in reaching a real understanding of intercultural and transcultural differences and how to resolve them. Ian Brownlee has various masters degrees from British Universities: One in Linguistics & Teaching English Overseas from Manchester University, one in Training & Development with a specialization in the area of Communication and Adult learning awarded by the University of Sheffield. He has also gained professional qualifications in Psychotherapy & Hypnotherapy from various professional organizations. During his university career he has also studied elements of Sociology, Organizational psychology, Educational psychology, Psycholinguistics and Kinesics. He is a licensed Practitioner, Master Practitioner, and Master Trainer in NLP. as well as being a trainer in Ericksonian Hypnosis. He is a member of a wide range of professional organizations involved in Training, Applied Psychology, Hypnotherapy & Ericksonian Hypnosis, Psychotherapy, Interpersonal Communication & Cross-cultural Communication. He is also recognized by the Program on Negotiation, Harvard University, as a Negotiation Skills Trainer & Mediator and has been a collaborator on various projects with the program, and as such is in great demand as a negotiation consultant for some of the largest multinationals operating worldwide. His wide experience gained in multinational organizations in positions such as Director of Training, Communications Consultant and Negotiator / Mediator has helped many people to learn and apply new methods of negotiating skills and advanced communication techniques both in their private and professional lives. He has published various articles & books related to the field of interpersonal communication and he is the author of all the courses taught by Brownlee & Associates. He has lived and worked in Spain since 1985, initially as a trainer / Special Assistant in a multinational pharmaceutical company and then as the Training Manager for a multinational company involved in Clinical Analysis & Nuclear Medicine. Brownlee & Associates was formed in 1991 and currently has a small, highly-trained staff. While based in Madrid, courses are given world-wide either in English or Spanish. Brownlee & Associates currently work with leading international companies in the areas of pharmaceuticals , Information systems, luxury products, food & beverages, etc.
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5 respuestas a Preguntas Directas Vs Retóricas en Presentaciones.

  1. Juan Carlos dijo:

    Creo que hacer una presentación “unidireccional”, es similar a poner un vídeo, nadie pregunta a un vídeo, pero hacer una presentación es una forma de comunicar, y perder la oportunidad de resolver dudas, incluso la oportunidad de conseguir que la audiencia se sieta implicada en la presentación, obviamente manejando los tiempos y con un profundo manejo del rol de ponente, es perder una oportunidad única de “enganchar” a una presentación. Bajo derterminadas premisas, manejar el diálogo con la audiencia es una de las grandes habilidades de un buen comunicador.

    • ianbrownlee dijo:

      Gracias por su comentario, me alegro de que haya leído el artículo y me haya dado la oportunidad de responder.

      En primer lugar, yo no propongo que no haya preguntas desde la audiencia al presentador, sólo que las preguntas deben hacerse al final de la presentación cuando todo el contenido ha sido expuesto.

      Obviamente, el ejemplo suministrado y el análisis siguiente no le ha convencido. Por lo tanto, tengo el placer de aclarar unos puntos.

      Un presentador excelente hace cosas que marcan la diferencia entre él y los demás:
      – Estructura la presentación de forma que lleva a la audiencia desde lo conocido hasta lo desconocido en base de sus necesidades, deseos y carencias.

      – Se anticipa y piensa en las posibles dudas de la audiencia y cómo resolverlas durante su exposición. Esto se llama preparación previa y los que quieren sólo “cubrir el expediente” con una presentación de “cortar y pegar” no hacen tanta preparación – puede ser por desconocimiento o “falta de tiempo” (que es una excusa muy común).

      – Se asegura de que los asistentes se sientan implicados porque el tema está dirigido a resolver SUS problemas en base a SU situación actual, NO en lo que quiere vender el presentador! Siendo honesto, ¿Quién se va a sentir implicado cuando la presentación no tiene nada que ver con los problemas de la audiencia y sus necesidad de obtener soluciones prácticas o reales?

      – Observa a la audiencia atentamente para identificar cómo están tomando, y procesando mentalmente, la presentación en cada momento. En mi experiencia, la gran mayoría de los presentadores va a lo suyo y NO observan al grupo porque están demasiado metidos en lo que están haciendo ellos mismos.

      – Controla a la audiencia y no permite que ellos le controlen y a su presentación. Un presentación no es una mesa redonda o charla – es una actividad con un objetivo determinado a alcanzar.

      – Sabe que sólo tiene una oportunidad de comunicar eficazmente con la audiencia y si pierde el control de la presentación y/o grupo, todo está perdido, porque no tendrá una segunda oportunidad.

      – Muchos presentadores quieren ser vistos como “majos”; dejan a la gente “participar” y no cortan las interrupciones por miedo a que los asistentes se vayan a enfadar o se sientan mal.

      Finalmente, un presentador excelente utiliza la psicología y las técnicas más novedosas y al día que aseguren que el mensaje llega en la forma que él quiere…NO diluido por desvíos del tema causados por la audiencia o sus caprichos.

      – Usted tiene razón sobre las grandes habilidades de un buen comunicador. El problema es… ¿Cuántos hay con estos conocimientos, habilidades y “lo necesario” para utilizarlos? ¿Cuántas veces ha visto a alguien en la misma situación que he planteado en el artículo?

      Claro, todo el mundo se siente amenazado cuando la lógica y la realidad de HOY va en contra de sus propias, y quizás anticuadas, percepciones. Mucha gente no quiere cambiar su manera de comportarse en situaciones como presentaciones porque se sienten incómodos…el hecho de que el mundo haya cambiado no les motiva a cambiar – por lo tanto gastan más esfuerzo en buscar razones para no cambiar que en probar (al menos tres veces) las nuevas técnicas. No hay nadie más ciego que él que no quiere ver!

      Cada persona tiene que tomar sus propias decisiones sobre cómo actuar en las presentaciones: el estilo del siglo pasado o el del siglo XXI!

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