La diapositiva “agenda” no sirve: Hay una eficaz y elegante alternativa.

Este ejemplo rompe muchas de las reglas de una buena diapositiva.Estoy constantemente asombrado de que muchos presentadores no sepan, o no quieran, utilizar una de las mejores técnicas psicológicas disponibles para convencer elegantemente a sus audiencias del valor de su propuesta.  Esta ignorada, o infra utilizada técnica se conoce con muchos nombres, sin embargo, el más común es como el “yes set” En vez, muchos presentadores utilizan una técnica más común y menos eficaz que es la antítesis de las técnicas de la comunicación eficaz: la diapositiva “agenda” con todo ESCRITO en una presentación de powerpoint.

Definición del “Yes Set”:
El “yes set” es conocido en PNL, psicoterapia e hipnosis Ericksoniana como un “marco de acuerdo” y ha sido mostrado de gran utilidad en muchos entornos y contextos: negocios, familiares, etc.  Su proposito principal es llevar a la otra persona(s) hacia un estado de acuerdo más o menos continuo contigo a través de conseguir acuerdos menores sobre pequeñas y razonables afirmaciones primero y después llevarles a acuerdos sobre temas más importantes. El principio básico es muy sencillo, hay una gran  posibilidad de que alguien esté de acuerdo con tus sugerencias o propuestas si  previamente han estado de acuerdo contigo inmediatamente antes sobre múltiples puntos de menos importancia.

Los niños son expertos en esta técnica: “Papá, ¿me quieres?, ¿Me quieres mucho?¿Me quieres mucho, mucho? ¿Me quieres mucho, mucho, mucho? ¿Quieres que sea el niño más feliz del mundo? ¨Me compras esta bicicleta de montaña que cuesta 600€? ¿No? Abuelo, ¿Me quieres?

Los negociadores, mediadores, vendedores y cualquier persona que quiera acuerdos conscientes y subconscientes tanbién DEBERÍAN utilizar esta técnica si quieren alcanzar el éxito.

Los problemas con una diapositiva “agenda”.
Una agenda o índice es normalmente parte de un documento escrito como un libro, estudio científico, etc., que es controlado por el lector: se puede volver atrás o leer más adelante. Una presentación es una comunicación fundamentalmente oral que está controlada por el presentador. Las dos actividades comunicativas son DIFERENTES y deben ser reconocidas y tratadas tal cual.

La gente tiene que leer y entender TODA la diapositiva ANTES de que puedan prestar atención al presentador. Algunas personas son lectores rápidos. Otras leen más lento. Si la diapositiva es en su lengua materna normalmente leen más rápido y si es en otro idioma, leen más lento. El presentador tiene dos opciones: leer el texto en voz alta, lo que convierte la presentación en una clase magistral de lectura e insulta a la audiencia porque está indicando que ellos no saben como leer,  o callarse y dejar que ellos lean: Si eliges la última opción, lo mejor es cancelar la presentación y mandarles un PDF y ahorrarás dinero y tiempo!

– Si empiezas la presentación con una clase magistral de lectura, estás creando expectativas sobre el desarrollo del resto de la presentación: será del mismo estilo como al principio – esto puede desmotivar a la audiencia.

– Si suministras un guión escrito de la presentación, estás proporcionando a la audiencia  maneras de estar en desacuerdo con la estructura prevista o preparar contra-argumentos, etc., tanto verbalmente como mentalmente.

– NO estás construyendo un “Yes Set” que significa que la audiencia No está siendo llevada lentamente y elegantemente hacia una predisposición psicológica para decir “sí” a ti y tus propuestas.

No “yes set” significa que el presentador no está consiguiendo una ventaja psicológica vía la mente subconsciente de la audiencia a través del “marco de acuerdo” para conseguir el objetivo deseado de la presentación.

– El presentador malgasta tiempo muy valioso preparando y utilizando una diapositiva que no le ayuda a conseguir sus objetivos.

– Muchos presentadores malgastan tiempo volviendo hacia atrás hasta la diapositiva agenda durante la presentación, lo que interrumpe el flujo de la misma y podría molestar a la audiencia. Es el equivalente de alguien leyendo un capítulo de un libro y después volver atrás hasta el indice para ver que hay después! Una actividad improductiva y tonta!

– Un diapositiva “agenda” básicamente está tratando a la audiencia como idiotas: indirectamente indicando que son tan lentos que no podrían recordar la estructura presentada unos minutos antes!

Cómo puedes ver, en base a los puntos indicados arriba, la diapositiva “agenda” no es una técnica de comunicación muy eficaz. El hecho de que haya sido utilizada por muchos años en numerosas organizaciones, no significa que sea automáticamente correcta o “best practice”.  Los conocimientos, técnicas y estilos de comunicación han cambiado desde el siglo pasado y el estilo de presentar también debe cambiar para reflejar estos cambios. Esto se llama innovación!  

Nuestra recomendación: Utiliza un prefacio verbal  NO ESCRITO  mientras muestras la diapositiva de título de la presentación.

El proposito de un prefacio verbal:
1)    Permite a la audiencia acostumbrarse a tu voz y manera de hablar. Todos hablamos de una forma distinta por lo tanto necesitamos tiempo para subconscientemente adaptar nuestros oídos y cerebro a cada ponente.

2)     Establece hechos importantes yendo desde cosas no problemáticas hasta la más problemática.

3)     Suministra información “neutra” sobre el presentador y la estructura de la presentación.

4)     Suministra las condiciones ideales para inducir un “Yes Set” elegante y fácilmente.

5)     El prefacio no debe durar mas de dos minutos para cubrir todas estas áreas.

Cada prefacio debe contener los elementos indicados arriba EN EL MISMO ORDEN si deseas crear un “yes set”. Empezando con  elementos neutrales, que la audiencia aceptará subconscientemente y que les conducirán fácilmente y elegantemente hasta los temas más problemáticas: Teléfonos desconectados, preguntas al final, etc.

REPITO; EN EL MISMO ORDEN, si no lo haces, NO vas a crear un “yes set” y estas malgastando tu tiempo!

1. Cortesía de bienvenida:
– Agradece a la audiencia su presencia.

2. Auto-identificación:
– Nombre y “background”.
– Por qué eres tú quien va a hacer la presentación.

3.  La intención:
– Qué vas a hacer / mostrar / demostrar.
– Los beneficios para la audiencia.

4. El “Plan de Viaje”:
Cuánto tiempo vas a hablar.
Qué puntos / áreas vas a cubrir.

5. Las “Reglas de la Carretera”.
Teléfonos móviles.
Preguntas al final y “Por qué”
Documentos de apoyo (al final y con copias de las transparencias + datos).
¿Hay algún especialista técnico en la audiencia?

6. Empieza la presentación.

Si consigues o no tus objetivos no depende de la audiencia, DEPENDE DE TI! No puedes culpar a la audiencia si no toma la decisión o acción que tú quieres – tú has hecho algo equivocado con este grupo. La resistencia es un comentario sobre el comunicador!

Debes decidir si vas a seguir utilizando técnicas del siglo pasado o utilizar técnicas y conocimientos del el siglo XXI.

Hay otros elementos a considerar que están tratados en otros artículos en mi blog. Ver la sección que trata de presentaciones.

Al fin y cabo, el propósito de una presentación es informar o convencer y si no utilizas las técnicas más avanzadas estás condenado al fracaso.

(c) Ian Brownlee, Brownlee & Associates, S.L., Madrid, España, Octubre de 2012,

WWW.brownlee-associates.com

Acerca de ianbrownlee

Ian Brownlee, the founder of Brownlee & Associates has been actively involved in the field of interpersonal & transcultural communication since 1977. He has worked in universities and companies in the following countries: Laos, Thailand, Hong Kong, Korea, Japan, Singapore, Saudi Arabia, France, Italy, England, The United States of America & Spain, as a teacher, university lecturer, trainer, researcher & consultant. In addition, his experience in living in these countries, and studying the language & communication and interaction styles of each has aided him in reaching a real understanding of intercultural and transcultural differences and how to resolve them. Ian Brownlee has various masters degrees from British Universities: One in Linguistics & Teaching English Overseas from Manchester University, one in Training & Development with a specialization in the area of Communication and Adult learning awarded by the University of Sheffield. He has also gained professional qualifications in Psychotherapy & Hypnotherapy from various professional organizations. During his university career he has also studied elements of Sociology, Organizational psychology, Educational psychology, Psycholinguistics and Kinesics. He is a licensed Practitioner, Master Practitioner, and Master Trainer in NLP. as well as being a trainer in Ericksonian Hypnosis. He is a member of a wide range of professional organizations involved in Training, Applied Psychology, Hypnotherapy & Ericksonian Hypnosis, Psychotherapy, Interpersonal Communication & Cross-cultural Communication. He is also recognized by the Program on Negotiation, Harvard University, as a Negotiation Skills Trainer & Mediator and has been a collaborator on various projects with the program, and as such is in great demand as a negotiation consultant for some of the largest multinationals operating worldwide. His wide experience gained in multinational organizations in positions such as Director of Training, Communications Consultant and Negotiator / Mediator has helped many people to learn and apply new methods of negotiating skills and advanced communication techniques both in their private and professional lives. He has published various articles & books related to the field of interpersonal communication and he is the author of all the courses taught by Brownlee & Associates. He has lived and worked in Spain since 1985, initially as a trainer / Special Assistant in a multinational pharmaceutical company and then as the Training Manager for a multinational company involved in Clinical Analysis & Nuclear Medicine. Brownlee & Associates was formed in 1991 and currently has a small, highly-trained staff. While based in Madrid, courses are given world-wide either in English or Spanish. Brownlee & Associates currently work with leading international companies in the areas of pharmaceuticals , Information systems, luxury products, food & beverages, etc.
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