“Un genio es capaz de hacer lo complejo sencillo.
Un idiota es capaz de hacer lo sencillo complejo!”
He trabajado en el campo de la comunicación y formación durante muchos años y sigo estando ilusionado con la falta general de conocimientos sobre cómo estructurar de forma lógica la comunicación, sea en una presentación, reunión, negociación, tele- o video-conferencia, correo electrónico, etc.
Aparentemente, muchas personas hoy en día siguen pensando que es suficiente reunir unos conceptos, dispararlos hacia la audiencia y esperar que algunos miembros de la audiencia recuerden algo después de finalizar la actividad.
Hay tres estructuras básicas que debemos utilizar cuando queremos comunicar eficazmente con los demás estostres elementos nos ayudarán a conseguir el éxito deseado con nuestra actividad comunicativa.
La primera, y elemento más importante, es el concepto de llevara la audiencia : Desde lo conocido hasta lo desconocido.
Toda nuestra comunicación se debe basar en enlazar la información que nuestra audiencia consciente o inconscientemente “conoce” y acepta, para llevarles paso-a-paso hasta una comprensión clara de la nueva o desconocida información que queremos comunicarles.
En el contexto de una presentación, la aplicación de esta estructura involucra al presentador mostrando, clara y rápidamente, desde el principio de la actividad, que entiende la situación actual HOY de la audiencia y que va a presentar – paso-a-paso – posibles soluciones para resolver, cambiar o mejorar su situación actual.
La utilización de la estructura “desde lo conocido hasta lo desconocido” también ayuda en la creación de los “Yes Set” en la mente subconsciente de la audiencia, que crea una tendencia de aceptar que las ideas y propuestas del presentador son válidas y correctas!
En un contexto más general, estoy seguro que muchos de nosotros, cuando llamamos a la oficina o a miembros de nuestra familia por teléfono, la primera cosa que hacemos cuando contestan el teléfono es identificarnos (información conocida) y después preguntamos por información desconocido: (¿Ha llamado alguien? ¿Algún problema? ¿Pasa algo?, etc). Eso es algo que hacemos instintivamente pues ¿por qué no utilizarlo en otros contextos?
“Nunca sobreestimes los conocimientos de tu audiencia y nunca subestimes su inteligencia.” (Glenn Frank, 1887-1940)
El segundo concepto claves es ir desde “Lo General hasta lo Específico”.
Se puede representar este concepto como un embudo que sirve para limitar la cantidad de información impartida en cada nivel desde la parte más grande arriba hasta el punto final del embudo.
Parece que hay una tendencia en ciertos tipos de comunicadores en presentaciones, reuniones, negociaciones, etc., para meterse directamente en información muy detallada y específica sin haber considerado, o utilizado, de antemano el primer concepto en este artículo “Lo conocido hasta lo desconocido” que coloca la comunicación dentro un marco entendido y “aceptado” por todos los asistentes. Además, aparentemente, suponen que (sin orden especial):
– La audiencia tiene el mismo interés intrínseco en la información detallada que ellos tienen.
– La audiencia es capaz de, o tienen interés en analizar y comprender todos los matices y sus implicaciones.
– La audiencia necesita saber que el presentador tiene todos los datos y, de esta forma, quieren mostrar que son interlocutores profesionales, válidos, concienzudos y de confianza.
– La audiencia quiere (mal)gastar tiempo en un análisis detallado de los datos.
Siempre hacemos una pregunta sencilla: ¿Por qué no tratar de los puntos claves que la audiencia debe saber (en base de sus necesidades, deseos y carencias) y poner los detalles en unos documentos de apoyo y repartirlos al final de la presentación?
En una presentación de marketing, el presentador podría empezar con un breve repaso de la visión global / general de la situación y rápidamente mover hasta la posición nacional, seguido por un examen de un área todavía más pequeña (provincia, estado, etc) y finalmente una ciudad. En una presentación médica, se pueden llevar los datos hasta el nivel de sólo un hospital.
El tercero y último concepto es el de ir: “Desde lo Sencillo hasta lo Complejo”.
Parece que muchas personas piensan que sus propias ideas son tan lógicas, accesibles y comprensibles para los demás como para ellos mismos! Desafortunadamente, muchas veces ese no es el caso. Un ejemplo es el caso del hijo de un amigo mio que, obviamente, pensó que su hijo fue el más guapo nacido en este planeta. Sin embargo, para amigos y familiares era un poco feo: pequeño, morado, arrugado, con manos y pies grandes y parecía como una rana recién nacida! Sin embargo, una vez que nuestro migo empezó apuntando cada una de las partes “bonitos” de su nuevo hijo y enlazándolas con características de sus familiares: la nariz de la madre, las cejas de la abuela, etc., nuestras percepciones cambiaron porque nos llevó desde los elementos sencillos hasta lo complejo para construir una imagen de la belleza global de su hijo.
Este proceso consiste en empezar con la parte más básica o sencilla de cualquier idea, producto o concepto, gradualmente añadir y enlazar elementos, paso-a-paso, para construir una imagen completa del tema de la comunicación.
PowerPoint ha mostrado ser una herramienta muy útil en la estructuración de una comunicación eficaz y elegante porque permite a los comunicadores (presentadores, formadores, negociadores, etc) aplicar las estructuras mencionadas arriba en una secuencia paso-a-paso controlada por el comunicador que toma en cuenta las necesidades deseos y carencias de la audiencia, mientras se alcanzan los objetivos comunicativos del presentador.
Se pueden aplicar estos conceptos a toda nuestra comunicación como he indicado arriba. Aunque se necesita un esfuerzo adicional para preparar el material para la actividad comunicativa, esta inversión en tiempo y esfuerzo traerá mejores resultados porque estás aplicando la psicología a la estructura de la actividad comunicativa.
Mucha gente piensa que la comunicación rápida = comunicación eficaz. Sin embargo, es un error que frecuentemente resulta en mala comunicación con malentendidos que, a su vez, podría conducir a no conseguir los resultados.
Normalmente, sólo tenemos UNA oportunidad de entregar nuestro mensaje a nuestra audiencia, por lo tanto es muy importante que nuestro mensaje llegue exactamente como pretendemos. No hay segundas oportunidades! Por lo tanto, una comunicación con una estructura clara, lógica y precisa es un factor clave para asegurar que alcanzamos nuestros objetivos (de negocios o formación, etc.) de la comunicación.
© Ian Brownlee, Brownlee & Associates, S.L., Madrid, España, Agosto, 2013.
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