¿Presentar antes de Negociar? ¡Que idea tan innovadora!

negotiation1En este artículo, estoy partiendo de la idea de que antes de cualquier negociación hay una etapa inicial de venta; podría ser de conceptos, productos o servicios, que ha llevado al “comprador” potencial hasta el momento en que se pasa a la etapa de la negociación, en la que se tratan los términos y condiciones necesarios, que cada parte debe cumplir según los requisitos marcados en el acuerdo. Por lo tanto, se puede decir que la venta y la negociación son dos fases distintas y diferentes, una previa, a la otra y deben ser tratadas separadamente.

Durante más de 30 años involucrado en negociaciones en muchos países, he notado que en muchos casos, hay una tendencia, por parte de los negociadores, a pensar que el objetivo y todo lo que rodea la negociación está bien claro y entendido por todas las partes involucradas en el tema. Esto se da  desafortunadamente con frecuencia, y no es cierto. Esta suposición equivocada lleva a los participantes a consecuencias inesperadas y no deseadas durante la negociación, cuando existen expectativas o percepciones no declaradas que pueden ser causa de conflictos inesperados.

Es imprescindible que todas las personas involucradas en la negociación tengan una misma idea muy clara del punto de partida, percepciones, esperanzas, etc. Siempre recomendamos a nuestros clientes que, antes de empezar la negociación, hagan una breve presentación, clara y concisa a la otra parte para establecer un punto de partida común y mostrar a la otra parte su deseo de transparencia, honestidad y buena fe.

El mero hecho de que hayas preparado una presentación de este tipo, frecuentemente se percibe como un indicador de tu seriedad sobre esta negociación y también una muestra de tu nivel de preparación, que puede, en muchos casos darte una ventaja psicológica sobre interlocutores menos preparados!

Etapas de la Presentación:
La primera parte debe tratar de una visión general de lo que se ha alcanzado por las partes principales en esta negociación: Reuniones previas, estudios hechos, problemas identificados, alternativas valoradas, la propuesta específica que forma la base de esta negociación, etc. El enfoque de esta presentación es siempre en los elementos positivos  y nunca sobre los negativos!

El objetivo de esta etapa es suministrar a todos los participantes un breve resumen de la información “Conocida *” para después llevarles hasta la información desconocida. Además, ayuda en la creación de una “Cadena del Sí” en el subconsciente de los participantes,  que hará que ellos se sientan a gusto y se acostumbren a estar de acuerdo con el presentador. También, es una buena manera de verificar que tus ideas y situación son compartidas por la otra parte.  Recomendamos que esta presentación NO sea tratada como un diálogo multi direccional / multi personal, sino más bien como una comunicación unidireccional – desde ti hacia ellos!

La segunda etapa de la presentación debería capitalizar en las ventajas psicológicas obtenidas en la primera parte de la misma para llevarles a áreas más “problemáticas”. La experiencia me ha demostrado que es más útil hacerlo en un formato de presentación, en vez de una discusión, porque es una manera para transmitir una visión global y estructurada de cómo percibimos la situación, problemática de esta negociación, y cual es nuestra propuesta para alcanzar el acuerdo.

¿Cómo pueden las dos partes  alcanzar un acuerdo “win-win” ( yo gano y tú también)? Un estilo de negociación apropiado para esta forma de trabajo puede estar basada en los elementos detallados en el libro:  “Obtenga el Sí: El Arte de Negociar Sin Ceder.”** de Roger Fisher, que contempla áreas imprescindibles para la negociación, como:

Hablar de Intereses***:
– Nuestros : Debemos hablar abiertamente sobre nuestros intereses, y NO de nuestras “trincheras o Posiciones” con el enfoque en cómo nuestros intereses pueden ayudar a ellos a alcanzar los suyos. Siempre debemos transmitir nuestros intereses primero, y el primero de todos,  nuestro interés en trabajar con ellos! Creemos que es muy útil suministrarles una copia de los mismos, esto será normalmente, percibido como otro ejemplo de nuestra transparencia y buena fe. Frecuentemente, el resultado es un comportamiento reflejo: ellos hacen lo mismo que nosotros! Si lo hacemos primero, sirve como un ejemplo a seguir!

– Suyos: A continuación, presentamos brevemente lo que hemos pensado que pueden ser los interese de la otra parte, con la promesa de que después revisaremos cada uno para comprobar su validez, y si es necesario podemos quitar, modificar o añadir más elementos. El énfasis debe hacerse en los beneficios que ELLOS quieren obtener. También repartimos copia de esta lista de sus intereses. En ambas listas de intereses, en primer lugar debe aparecer el interés de trabajar juntos.

 – Compartidos: En esta etapa presentamos una relación de los de los intereses que aparecen en las dos listas, tanto los nuestros como suyos y que son coincidentes, junto con las razones para estar ahí negociando. Siempre ponemos como primero en TODAS las listas, el hecho de que tanto nosotros como ellos tenemos el interés principal de trabajar juntos. Si no es así, ¿porqué estamos gastando tiempo sentados en esa mesa? Esta lista de intereses compartidos es el documento que podemos utilizar cuando hay un bloqueo o problema por resolver, ayuda a re-enfocar nuestra atención en las razones para estar ahí – un resultado beneficioso para los dos! Esta lista también debe repartirse a los participantes en la negociación.

NUNCA debemos pensar que un “interés” es tan obvio que no es necesario apuntarlo – Podría parecer obvio para nosotros pero quizás no es tan obvio para ellos!

Una vez cubiertas estas dos áreas, nos movemos desde el modo de “presentación” hasta la parte de proceso que llamamos la “discusión” donde profundizamos más en las tres áreas mencionados arriba para modificar, si es necesario, para reflejar los intereses reales de cada parte y asegurar que todo@s los participantes tienen un entendimiento muy claro, de la importancia de los intereses en la negociación y de cómo vamos a tratar y utilizar estos intereses para alcanzar un resultado beneficioso para ambas partes en la negociación. El objetivo de hacerlo de esta forma es mostrar nuestra transparencia, manera de pensar y cual va ser nuestro comportamiento durante (y después) de esta negociación. Además, estamos involucrando a la otra parte en colaborar para asegurar el éxito y creando un precedente de trabajar juntos para resolver “problemas”. Finalmente, con los intereses acordados, es muy difícil más adelante en la negociación que alguien los cambie de repente.

Después de la etapa previa, y cuando hay un acuerdo sobre los intereses, muchos clientes vuelven hasta el modo de “presentación” para presentar los elementos de “Opciones Creativas” para mostrar un rango de opciones que están directamente relacionados con los intereses expresados de la otra parte “Tenemos la opción XYZ que es una manera de directamente cubrir tus intereses para ABC a través de  XXX.”  Cuando y donde sea posible recomendamos que cada parte busque elementos que pueden ser “Machihembrados***” en la negociación: Cosas baratas para nosotros y de alto valor para ellos o vice versa. Tenemos que enlazar directa y claramente todas nuestras opciones con los intereses suyos y NUNCA debemos asumir que ellos son capaces de hacerlo – Lo que es claro, sencillo y obvio para nosotros, quizás no es tan claro, ni sencillo para ellos.
NOTA: Es muy importante asegurar que se entiende bien que son opciones NO propuestas.

La próxima etapa es enlazar las “Opciones Creativas” con los “Criterios Objetivos” que sirven para legitimizarlos y validarlos. Tenemos que tener estos “Criterios Objetivos” para reducir el riesgo de respuestas emocionales por parte del otro equipo.

Podemos encontrar alguna ocasión, contexto o tema en el que podría ser imposible, o no deseable, aplicar las técnicas mencionadas aquí por multitud de razones. Sin embargo, como regla general, hemos descubierto que son una buena (y diferente) manera de alcanzar resultados mutuamente beneficiosos, especialmente en negociaciones de dos o tres partes.

Aunque este tipo de actividad es nueva, diferente y requiere tiempo y esfuerzo adicional por parte del negociador y su equipo, los resultados justifican esta preparación adicional.

* Para más información, lee este artículo: Las 3 Estructuras Claves de la Comunicación Eficaz. Shortlink: http://wp.me/p2gLWA-ak

** R. Fisher, W. L. Ury, B. Patton.: Obtenga el Si: El Arte de Negociar Sin Ceder. Gestión 2000, 2005

***Para más información, lee estos artículos:
1. Cómo utilizar el machihembrado en una negociación sindical o de convenio laboral.: Shortlink: http://wp.me/p2gLWA-67

2. Machihembrando: Caso de estudio – RR.HH – # 1.  Shortlink: http://wp.me/p2gLWA-S

© Ian Brownlee, Brownlee & Associates, S.L., Madrid, España, 2013.

Acerca de ianbrownlee

Ian Brownlee, the founder of Brownlee & Associates has been actively involved in the field of interpersonal & transcultural communication since 1977. He has worked in universities and companies in the following countries: Laos, Thailand, Hong Kong, Korea, Japan, Singapore, Saudi Arabia, France, Italy, England, The United States of America & Spain, as a teacher, university lecturer, trainer, researcher & consultant. In addition, his experience in living in these countries, and studying the language & communication and interaction styles of each has aided him in reaching a real understanding of intercultural and transcultural differences and how to resolve them. Ian Brownlee has various masters degrees from British Universities: One in Linguistics & Teaching English Overseas from Manchester University, one in Training & Development with a specialization in the area of Communication and Adult learning awarded by the University of Sheffield. He has also gained professional qualifications in Psychotherapy & Hypnotherapy from various professional organizations. During his university career he has also studied elements of Sociology, Organizational psychology, Educational psychology, Psycholinguistics and Kinesics. He is a licensed Practitioner, Master Practitioner, and Master Trainer in NLP. as well as being a trainer in Ericksonian Hypnosis. He is a member of a wide range of professional organizations involved in Training, Applied Psychology, Hypnotherapy & Ericksonian Hypnosis, Psychotherapy, Interpersonal Communication & Cross-cultural Communication. He is also recognized by the Program on Negotiation, Harvard University, as a Negotiation Skills Trainer & Mediator and has been a collaborator on various projects with the program, and as such is in great demand as a negotiation consultant for some of the largest multinationals operating worldwide. His wide experience gained in multinational organizations in positions such as Director of Training, Communications Consultant and Negotiator / Mediator has helped many people to learn and apply new methods of negotiating skills and advanced communication techniques both in their private and professional lives. He has published various articles & books related to the field of interpersonal communication and he is the author of all the courses taught by Brownlee & Associates. He has lived and worked in Spain since 1985, initially as a trainer / Special Assistant in a multinational pharmaceutical company and then as the Training Manager for a multinational company involved in Clinical Analysis & Nuclear Medicine. Brownlee & Associates was formed in 1991 and currently has a small, highly-trained staff. While based in Madrid, courses are given world-wide either in English or Spanish. Brownlee & Associates currently work with leading international companies in the areas of pharmaceuticals , Information systems, luxury products, food & beverages, etc.
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