Como consultores y formadores en habilidades de comunicación, hemos notado un aumento continuo en la necesidad de formación en presentaciones, tanto en organizaciones internacionales como nacionales, durante los últimos 14 años. Con este estudio, hemos querido averiguar cuáles son los elementos importantes a considerar en el desarrollo de tus propias presentaciones y en la valoración de otros presentadores.
En Brownlee & Associates, definimos una “Presentación” como una breve (15-20 minutos) actividad comunicativa unidireccional, que trata más de conceptos, que de detalles excesivos. Esta comunicación va siempre desde el presentador a la audiencia, con lo cual no se trata de una comunicación ni participativa, ni bi-direccional. Nunca se deben dirigir preguntas a la audiencia ni permitir a esta que las haga al presentador. Esta actividad puede ser, y con frecuencia es, seguida por otra actividad comunicativa conocida como una “Reunión con Diapositivas”.
La tradicional “Reunión con Diapositivas” es una actividad comunicativa que es más larga (40-120 minutos), más enfocada en detalles, omnidireccional, verbalmente participativa. Algunas personas erróneamente llaman una “presentación” a esta actividad. Normalmente incluye preguntas / respuestas de la audiencia hacia y desde el presentador y frecuentemente incluye un análisis detallado de datos (muchas veces con plantillas).
Muchos formadores y presentadores tienden a mezclar estos dos elementos y llamarlos una “presentación”, que es la causa de muchos de los problemas identificados en este estudio. En B&A creemos que es mucho más lógico y eficaz dar una visión global y estructurada primero, y después, si es necesario, entrar en un análisis más detallado. Una vez que la audiencia entiende el contexto y la estructura global de la presentación, es más fácil para ellos comprender los datos en contexto.
Estas dos actividades comunicativas mencionadas arriba tienen distintas reglas de comportamiento, diferentes expectativas de la audiencia, propósitos distintos y frecuentemente maneras distintas de presentar la información.
En este estudio sólo hemos investigado las actividades comunicativas que los alumnos han considerado presentaciones. Sin embargo, los resultados pueden ser considerados relevantes también para las “Reuniones con Diapositivas”.
Objetivos:
El objetivo inicial era identificar las causas principales por las que los miembros de la audiencia desconectan y dejar de prestar atención durante las presentaciones. El fin era averiguar cómo podemos formar a los empleados de nuestros clientes de la manera más apropiada para evitar errores y ser más eficaces con este método de comunicación.
Definimos “desconexión” como el momento en el que la persona dejar de escuchar, piensa en otra cosa, empieza conversaciones paralelas con la persona sentada a su lado, empieza a utilizar su ordenador portátil, móvil, tablet o cualquier otra actividad que le impida prestar atención al contenido de la presentación.
Fechas de los estudios:
1. Agosto de 1995 hasta Diciembre de 2002. (Inclusive)
Hemos hecho un estudio inicial con usuarios de retroproyectores (OverHead Projectors (O.H.Ps) entre 1995 y 2002 principalmente en España, Francia, Italia, USA y Inglaterra con 1.200 encuestados. Las presentaciones fueron realizadas en varios idiomas. Este estudio sirvió de base para el estudio presentado aquí. Los resultados de este primer estudio fueron similares a los resultados que publicamos hoy.
2. Enero de 2002 hasta Diciembre de 2011. (Inclusive)
Los datos de este estudio han sido recogidos de usuarios o receptores de presentaciones realizadas con diferentes versiones de PowerPoint (97, 2000, XP, 2003, etc).
Perfil General de los encuestados:
Edad entre 24 y 60 años.
Trabajaban en un rango de organizaciones que incluyen empresas multinacionales y nacionales de diferentes áreas o actividades (farmacéuticas, salud, medicina, transporte, telecomunicaciones, gran consumo, alimentación y bebidas, consultoría, productos de lujo, fabricación industrial, banca, educación, alquiler de coches y otros campos.
Puestos de los encuestados:
Desde Presidentes, Directores Generales, Altos directivos, hasta empleados en ventas, marketing, I+D, control de calidad, I.T., técnicos, líderes de proyectos, etc. También hemos incluido otros profesionales como médicos, abogados, científicos, etc., y cualquier persona con la necesidad de comunicar eficazmente vía presentaciones tanto dentro de sus organizaciones como con audiencias externas.
Frecuencia:
Todos los encuestados asistían o realizaban presentaciones, al menos tres veces a la semana, con audiencias internas o externas, frecuentemente presentaban en más de un idioma.
Nacionalidades:
Los encuestados procedian de: España, Inglaterra, EEUU, Francia, Italia, Australia, Alemania, Japón, China, Corea del Sur, Canadá, Sudáfrica, Holanda, Suecia, Méjico, Colombia, Argentina, Perú, Brasil, Portugal, Cuba.
Método utilizado:
Actividades estructuradas de “feedback” como parte de un curso de presentaciones.
La fase inicial de este estudio se basó en un ejercicio individual relacionado con el tema, en todos los cursos de presentaciones impartidos tanto en Inglés, como en Español, por nuestra consultoría en este periodo. Las respuestas de los alumnos fueron apuntadas en un flipchart / portapapeles, después se hacía una investigación de los resultados y por último se organizaban los datos por orden de importancia y se añadían valorados a nuestra base de datos.. Hemos identificado 31 áreas claves que aparecieron con un nivel de frecuencia alto.
Encuestas bilingües en papel y en internet.
La segunda etapa de este estudio consistió en el desarrollo de un estudio bilingüe (en Inglés y Español) tanto en papel, en entrevistas personales estructuradas, como a través de internet. Hemos preguntado a los encuestados sobre las 31 áreas claves identificadas en orden aleatorio, como causas de desconexión. En el cuestionario, cada afirmación fue evaluada en una escala de 1 a 10. #1 indica un desacuerdo total (Absolutamente no desconecta) y el #10 indica un acuerdo total (Siempre desconecta).
Las actividades indicadas arriba han continuado a lo largo de este estudio.
Número total de encuestados en este estudio: 3.785
Resultados: Las resultados abajo muestran el porcentaje de encuestados que están “De acuerdo” con cada afirmación y que siempre desconectan, la escala de valoración de las siguientes situaciones se encuentra entre 7 y 10.
Desconecto de la presentación cuando…
– La presentación es demasiado larga o corta: 72%
– El presentador altera el tiempo de la presentación: 72%
– Las transparencias en inglés son utilizadas para una presentación en español: 73%
– El presentador no da una guía de las etapas de la presentación: 73%
– El presentador utiliza durante la presentación el mismo tono de voz: 74%
– El lenguaje usado en la presentación es demasiado técnico para la audiencia: 76%
– Hay una falta de material visual de apoyo para llevar a cabo la presentación: 77%
– El presentador lee los textos escritos en las ayudas visuales en voz alta sin añadir mucho más: 77%
– El presentador fija su mirada y atención en una sola persona: 78%
– No se suministra a la audiencia suficiente información previa: 80%
– El presentador da la espalda a la audiencia: 81%
– Existe una imposición de ideas por parte del presentador: 83%
– El presentador se mantiene fuera del grupo: 83 %
– El presentador no involucra mentalmente a la audiencia en la presentación: 84%
– La presentación es compleja, con demasiada información: 85%
– La presentación carece de ejemplos relacionados con la audiencia: 85%
– El presentador habla demasiado deprisa: 85%
– Hay fallos de acondicionamiento en la sala o el sitio es inadecuado: 87%
– El presentador únicamente lee para la audiencia su presentación ya escrita: 88%
– La letra de ayudas visuales es demasiado pequeña: 91%
– El objetivo de la presentación es desconocido o no ha sido explicado a la audiencia: 94%
– La audiencia no puede ver la transparencia: 95%
– Durante la presentación se da una repetición de información sin significado: 97%
– El mensaje que transmite el presentador es poco claro: 98%
– La presentación tiene una falta de estructura clara: 99%
– Hay una clara falta de preparación del presentador: 99%
– El presentador empieza a contestar preguntas, se desvía de la tema y alarga la duración de la presentación: 99%
– Los datos que maneja el presentador no tienen enlace: 100%
Nota:
Puede haber algunos elementos culturales y/o organizacionales que afecten a la estructura, método de “entrega” y a los roles interpersonales en el contexto de presentaciones. Por lo tanto, reconocemos la existencia de un margen de error dependiendo de las personas, países y contextos. Si, este estudio aporta a los lectores una auto evaluación sobre lo que hacen en sus presentaciones, el estudio habrá alcanzado uno de sus objetivos.
Conclusiones.
Los resultados indican que mientras muchas organizaciones invierten tiempo, dinero y recursos en suministrar formación en este área para mejorar la comunicación tanto interna como externa, parece que muchas veces la inversión no tiene el retorno esperado, por las razones arriba indicadas.
Está claro que cuando la audiencia se siente molesta por ciertos factores ambientales, algo que ha sido hecho o no hecho, o ciertos comportamientos del presentador, el resultado es una desconexión entre el oyente y presentador, lo cual, afectará a la calidad de la comunicación, el grado de impacto, el recuerdo del contenido de la actividad y la consecución de los objetivos de presentador.
Por lo tanto, si queremos asegurarnos que hay una comunicación eficaz, fluida y profesional, cuando estamos presentando dentro o fuera de nuestra organización, es vital tener en cuenta los factores indicados en el estudio para no incurrir en ellos y alcanzar el objetivo de la presentación.
© Ian Brownlee, Brownlee & Associates, S.L., Madrid, España, Febrero, 2014.
Pagina web Bilingue (Ingles y español) – http://www.brownlee-associates.com
Blog Inglés. Ianbrownlee.wordpress.com
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