Trabajando con audiencias grandes versus pequeñas.

seated presentationNota: todos los comentarios en este artículo son también aplicables a los formadores.

Como parte habitual de nuestro trabajo, hacemos presentaciones frente audiencias de diferentes tamaños, que pueden ir desde un “mini-grupo” de 1-2 personas hasta cientos o incluso miles de personas. Parece que algunas personas tienden a tratar a su público de forma de diferente, dependiendo del tamaño de la audiencia.

Yo propongo que es más eficiente seguir un procedimiento simple para todos los grupos, sea cual sea su tamaño.

Voy a examinar las características de los dos tamaños de grupos y luego sugerir maneras de asegurar que el mensaje que se está enviando por el presentador, es el mismo que llega a la mente subconsciente del público.

Características de los grupos pequeños:
– Con grupos pequeños a menudo confusión sobre el propósito de la actividad: Algunas personas entienden, por el número de convocados, que están asistiendo a una reunión (posiblemente con diapositivas), mientras que otros creen que habrá una presentación “real”. Dado que, estas son dos actividades de comunicación totalmente diferentes, las normas, las expectativas y el comportamiento tanto del presentador como de la audiencia son diferentes en cada caso.
Si el propósito de la actividad no es claramente conocida de antemano claramente por el público, los problemas que podrían surgir son diversos.

– Si el tamaño del grupo es de doce o menos personas, se tiende a pensar que es un grupo pequeño y controlable, aunque como veremos no es así. Por otro lado, se entiende que cuanto más grande sea la audiencia menos control, conclusión derivada del miedo escénico, cuando es lo contrario, es más fácil de manejar y controlar a los miembros de una audiencia grande.

– Si los asistentes han sido “invitados” para asistir al evento en lugar de ser enviados por su jefe, esto implica a menudo que los convocados tienden a estar más motivados e interesados en el tema. Sin embargo, esta motivación puede hacer que la presentación sea mucho más participativa debido al interés de la audiencia, con las complicaciones que ello conlleva para el presentador.

– Los miembros de la audiencia esperan que el presentador sea “uno de ellos”, validado ya sea por sus cualificaciones, títulos, estatus profesional en la organización, etc. Esta expectativa podría conducir a los asistentes a que adoptaran una actitud demasiado informal. Algunos de estos comportamientos son los siguientes: utilizar teléfonos móviles, tabletas o portátiles durante la actividad; tener conversaciones paralelas; salir y volver a entrar en la sala, tener discusiones fuera de tema y así sucesivamente. Se recomienda que antes de la presentación, se establezcan unas normas estrictas sobre estas actuaciones con el fin de evitarlas.

– Con frecuencia parece que hay varios “tomadores de decisiones” en el grupo, lo que implica que son posiblemente los que mejor informados están sobre el tema que se presenta, por este motivo, lo que quieren es compartir sus conocimientos, experiencias y opiniones con otros asistentes, y en ocasiones conducir la toma de decisiones en una cierta dirección. Con frecuencia, estas personas piensan que tienen el “derecho” o “deber” de interrumpir al presentador simplemente por ser quienes son. Ellos no consideran los efectos adversos de la intervención: La presentación dura mucho más tiempo de lo previsto; la presentación se desvía a otros temas; el público se aburre, desconecta y así sucesivamente.

Para evitar este problema, se recomienda que al final de la presentación hagan sus aportaciones primero los miembros más jóvenes, nuevos o menos experimentados y luego los más antiguos, con más experiencia o los jefes. Así los asistentes más experimentados hacen sus contribuciones con la sensación de tener la propiedad de la reunión por el hecho de ser los últimos en hacer sus comentarios.

– Hay ocasiones en las que está presente un “Pirata de la Presentación”: alguien que piensa que debería estar haciendo él la presentación; él sabe más que el presentador; quiere ganar puntos frente al grupo o tiene una agenda oculta que quiere jugar. Se recomienda que este tipo de persona sea tratada mediante el uso de una variedad de técnicas de “Man management”, tales como “respuestas ecoicas”; “desafíos de relevancia”; “cambios de interlocutor”, etc.

– Muchos de los asistentes quieren participar activamente durante el desarrollo de la presentación, esto se traduce, en la mayoría de los casos, en una discusión sobre los temas tratados y puede significar que el presentador pierda el control de la actividad; la presentación dura mucho más tiempo de lo previsto; los objetivos comunicativos de la presentación no se alcanzan y la imagen profesional del presentador puede resultar dañada.

– En resumen, la falta de una declaración formal sobre las normas de comportamiento esperadas durante la presentación, puede hacer que sea difícil para el presentador controlar el grupo – especialmente si el presentador no está debidamente capacitado en técnicas de “Man Management”. Con demasiada frecuencia la presentación / reunión se convierte en “anarquía”, donde todo el mundo termina haciendo lo que le da la gana -excepto participar activamente en el evento!

Respuestas recomendadas con grupos pequeños – “más vale prevenir que curar”:
– Proporcionar una guía escrita sobre “normas de conducta” antes del evento.
– Técnicas de manejo de grupos y uso “respuestas ecoicas”, etc.

Características de los grupos grandes:
– Por lo general, dentro del grupo existe una amplia gama de conocimientos / formación / intereses / motivación sobre el tema.
– Normalmente, el tamaño del grupo está limitado por el aforo del sitio donde se realiza la presentación.
– Tiende a haber una aceptación tácita de las normas estándar de conducta para los grupos de este tamaño.
– El público espera tener poca participación.
– El público espera que el presentador sea “distante” en sentido literal y psicológicamente.
– Por lo general, esperan una sesión de preguntas al final de la presentación.
– Por lo general esperan que el contenido sea informativo.

Una vez que el presentador puede superar el hecho de que hay un gran número de personas que esperan que el les entretenga, les educa o les aburra, en realidad es mucho más fácil trabajar con grupos grandes que con grupos pequeños!

Algunas sugerencias para tratar con elegancia y eficacia con todos los grupos, independientemente de su tamaño:

Siempre pónte de pie para presentar:
Las razones para no presentar mientras se está sentado:
1. Cuando estás sentado, tu cuerpo produce menos adrenalina = tono menos autoritario de voz.
2. El nivel de energía baja = la comunicación es menos “animada” e interesante.
3. El bajo nivel de energía lo puede sentir la audiencia, y afecta inconscientemente, a su percepción.
4. Cuando se está sentado es más difícil dirigir el mensaje y la energía al poder y las influencias, ya que son bloqueados por los muebles y barreras físicas.
5. El tema pasa a ser “pesado”, más “grave” y menos memorable.
6. El público no tiene que “mirar hacia arriba” para fijarse en ti. Esto los coloca en una posición de “igualdad”.
7. El estar de pie convierte el rol de presentador, en el de profesor / maestro / especialista = más poder y control, y el rol de la audiencia, en alumnos.
8. El estar sentado, a menudo conduce a desviaciones del tema original.
9. El estar sentado, puede dar lugar a preguntas e interrupciones excesivas.
10. Tu comunicación no verbal se vuelve más restringida y limitada.
11. Dejas de ser un presentador y a menudo te conviertes en un mero “operador del ordenador”.
12. Con frecuencia el presentador presta más atención en el ordenador y sus notas que a la audiencia.
13. A menudo se percibe inconscientemente que el presentador está “atrincherado” o a la defensiva.
14 En general, la comunicación se percibe como menos convincente, interesante y memorable.

El presentador debe situarse al lado de la pantalla.
El siguiente artículo se ocupa de un tema muy relacionado:
“¿Qué es el anclaje espacial en Presentaciones y Formaciones?” Enlace corto: http://wp.me/p2guX2-bI

Si siempre haces lo que siempre has hecho, siempre obtendrás lo que siempre has conseguido! (presuposición de PNL ). Sal de tu zona de confort, haz algo nuevo y observa la reacción!
Para más información práctica sobre cómo presentar elegante y eficazmente, visita mi blog: ianbrownlee.wordpress.com

© Ian Brownlee, Brownlee & Associates, SL, Madrid, España. 01 de julio 2015

Acerca de ianbrownlee

Ian Brownlee, the founder of Brownlee & Associates has been actively involved in the field of interpersonal & transcultural communication since 1977. He has worked in universities and companies in the following countries: Laos, Thailand, Hong Kong, Korea, Japan, Singapore, Saudi Arabia, France, Italy, England, The United States of America & Spain, as a teacher, university lecturer, trainer, researcher & consultant. In addition, his experience in living in these countries, and studying the language & communication and interaction styles of each has aided him in reaching a real understanding of intercultural and transcultural differences and how to resolve them. Ian Brownlee has various masters degrees from British Universities: One in Linguistics & Teaching English Overseas from Manchester University, one in Training & Development with a specialization in the area of Communication and Adult learning awarded by the University of Sheffield. He has also gained professional qualifications in Psychotherapy & Hypnotherapy from various professional organizations. During his university career he has also studied elements of Sociology, Organizational psychology, Educational psychology, Psycholinguistics and Kinesics. He is a licensed Practitioner, Master Practitioner, and Master Trainer in NLP. as well as being a trainer in Ericksonian Hypnosis. He is a member of a wide range of professional organizations involved in Training, Applied Psychology, Hypnotherapy & Ericksonian Hypnosis, Psychotherapy, Interpersonal Communication & Cross-cultural Communication. He is also recognized by the Program on Negotiation, Harvard University, as a Negotiation Skills Trainer & Mediator and has been a collaborator on various projects with the program, and as such is in great demand as a negotiation consultant for some of the largest multinationals operating worldwide. His wide experience gained in multinational organizations in positions such as Director of Training, Communications Consultant and Negotiator / Mediator has helped many people to learn and apply new methods of negotiating skills and advanced communication techniques both in their private and professional lives. He has published various articles & books related to the field of interpersonal communication and he is the author of all the courses taught by Brownlee & Associates. He has lived and worked in Spain since 1985, initially as a trainer / Special Assistant in a multinational pharmaceutical company and then as the Training Manager for a multinational company involved in Clinical Analysis & Nuclear Medicine. Brownlee & Associates was formed in 1991 and currently has a small, highly-trained staff. While based in Madrid, courses are given world-wide either in English or Spanish. Brownlee & Associates currently work with leading international companies in the areas of pharmaceuticals , Information systems, luxury products, food & beverages, etc.
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