Comunicación elegante y persuasiva a través del correo electrónico – La verdad está aquí.

“La palabra y la magia eran al principio iguales y lo mismo y hoy las palabras mantienen muchos de sus poderes mágicos.”
Sigmund Freud

Parece que mucha gente piensa que la clave de una comunicación eficaz vía correo electrónico en cualquier idioma es sencilla y básicamente consiste en el uso de un saludo apropiado, un mensaje con una estructura sencilla y un cierre bonito.

Otra propuesta común es el concepto de tener unas plantillas sencillas para “estandardizar” los mensajes. La pregunta es ¿de verdad que todos tus correos electrónicos y contactos potenciales son estandarizables? Me gustaría proponer que la respuesta es NO!

Sería muy bonito que la respuesta fuera tan sencilla. Sin embargo, todas las formas de comunicación eficaz tienen que ser lo más “compatibles” posible con las preferencias cognitivas del receptor. Cuando asumimos que “hay un estilo o forma que sirve para todos”, estamos cometiendo un gran error que frecuentemente afecta negativamente a los resultados que obtendremos.

Si la frase “hay un estilo o forma que sirve para todos” fuera verdad, ¿Por qué hay tantas personas que parecen preocupadas sobre su comunicación por correo electrónico y buscando maneras de mejorarla?

Sin embargo, la comunicación por correo electrónico es normalmente dinámica, ágil, sensible al tiempo, multipropósito, personal, emocional o lógica, colaborativa o conflictiva, dominante o sumisa, etc.

Hay ciertos puntos que DEBEN ser considerados siempre para asegurar una comunicación eficaz y elegante.

Iniciando una comunicación vía correo electrónico con un receptor desconocido.

Cada vez que escribimos un correo electrónico, mucha gente olvida que el receptor es también una persona que tiene sus propios procesos cognitivos específicos. Estos procesos empiezan a funcionar cuando reciben un correo electrónico en su “In Box” y antes de abrirlo. Si el remitente del mensaje es “compatible” o “aceptable” con SUS procesos mentales, el receptor normalmente abrirá el correo electrónico y leerá el contenido. Si el remitente o mensaje NO es “compatible” con sus procesos mentales, normalmente va a borrar el mensaje y olvidarlo. Si el mensaje, por cualquier razón es considerado inapropiado (no ha sido pedido, es irrelevante, o cualquier otra causa), será enviado directamente a la carpeta de “Spam”.

Hay un gran número de áreas que deben ser consideradas antes de enviar un correo electrónico “en frío” a un receptor desconocido.

Afortunadamente, muchas de las personas que mandan correos electrónicos masivos, (frecuentemente llamado “Spammers”) no tienen ninguna idea de los efectos negativos de su comunicación (o no les importan) y siguen repitiendo su manera de actuar.

Desafortunadamente, este tipo de hecho parece extremamente frecuente en el contexto de negocios – especialmente en marketing y ventas.

Quizás sería interesante para ti echar un vistazo en tus propias carpetas de correo electrónico “In Box”, Spam” y “Borrado” y hacer un breve análisis de los correos que te encuentras en estas carpetas. Frecuentemente, los resultados son sorprendentes!

Hay un número de áreas que el emisor de un correo electrónico debe considerar antes de enviar un correo electrónico. Unos ejemplos

  • ¿El receptor potencial se ha puesto en contacto contigo antes o no?
  • ¿Cuál es el propósito específico del mensaje?
  • ¿El emisor es conocido por el receptor?
  • ¿El correo será enviado a una dirección “genérica” o a una persona especifica con nombre y apellido?
  • ¿Cuál es la relevancia REAL de tu correo para el receptor?
  • El correo está basado en la lógica o en las emociones?
  • ¿Qué información cognitiva estás comunicando al receptor subconscientemente que podría aumentar la posibilidad de rechazo del mensaje y su envío a SPAM o Borrado?

Cómo responder a un correo electrónico.

Es vital que entendamos que el transmisor SIEMPRE va a enviar una cantidad masiva de información sobre sus procesos cognitivas en sus correos. Esta información se encuentra entre

  • Las estructuras gramáticas utilizadas.
  • Su vocabulario.
  • La secuencia de las palabras.
  • La secuencia de ideas.
  • La cantidad de información suministrada.
  • Sin embargo, hay un gran cantidad de otros marcadores / indicadores que suministran conocimiento de los procesos cognitivos del transmisor todavía más profundo y extenso y que puede facilitar el uso de una comunicación mas persuasiva y elegante con él.

Cuándo sepas como identificar y responder de forma apropiada a estos elementos, será mucho más fácil:

– Responder con elegancia y eficacia a su mensaje.
– Establecer Acoplamiento Neuronal.
– Crear compenetración con ellos.
– Facilitar una relación de trabajo eficiente.
– Evitar o resolver problemas o conflictos fácilmente.

Las investigaciones más recientes en Neurociencia (Neuropsicología, Psicofísica, Linguística, etc.) han suministrado una base científica sólida y bien documentada para los elementos enseñados en el curso indicado a continuación.

Un beneficio adicional es que la información obtenida de los correos electrónicos puede ser utilizada en otros tipos de comunicación, como propuestas escritas, tele/video conferencias, entrevistas cara a cara (ventas, negociación, medico/salud y biotecnología) y, quizás más imporante, con compañeros de trabajo, familiares y amigos.

Para información adicional, contacta conmigo.
(C) Ian Brownlee. M.ED(TEO), M.Ed(T&D), MTNLP. Madrid, España.
12 de Julio de 2021.

Acerca de ianbrownlee

Ian Brownlee, the founder of Brownlee & Associates has been actively involved in the field of interpersonal & transcultural communication since 1977. He has worked in universities and companies in the following countries: Laos, Thailand, Hong Kong, Korea, Japan, Singapore, Saudi Arabia, France, Italy, England, The United States of America & Spain, as a teacher, university lecturer, trainer, researcher & consultant. In addition, his experience in living in these countries, and studying the language & communication and interaction styles of each has aided him in reaching a real understanding of intercultural and transcultural differences and how to resolve them. Ian Brownlee has various masters degrees from British Universities: One in Linguistics & Teaching English Overseas from Manchester University, one in Training & Development with a specialization in the area of Communication and Adult learning awarded by the University of Sheffield. He has also gained professional qualifications in Psychotherapy & Hypnotherapy from various professional organizations. During his university career he has also studied elements of Sociology, Organizational psychology, Educational psychology, Psycholinguistics and Kinesics. He is a licensed Practitioner, Master Practitioner, and Master Trainer in NLP. as well as being a trainer in Ericksonian Hypnosis. He is a member of a wide range of professional organizations involved in Training, Applied Psychology, Hypnotherapy & Ericksonian Hypnosis, Psychotherapy, Interpersonal Communication & Cross-cultural Communication. He is also recognized by the Program on Negotiation, Harvard University, as a Negotiation Skills Trainer & Mediator and has been a collaborator on various projects with the program, and as such is in great demand as a negotiation consultant for some of the largest multinationals operating worldwide. His wide experience gained in multinational organizations in positions such as Director of Training, Communications Consultant and Negotiator / Mediator has helped many people to learn and apply new methods of negotiating skills and advanced communication techniques both in their private and professional lives. He has published various articles & books related to the field of interpersonal communication and he is the author of all the courses taught by Brownlee & Associates. He has lived and worked in Spain since 1985, initially as a trainer / Special Assistant in a multinational pharmaceutical company and then as the Training Manager for a multinational company involved in Clinical Analysis & Nuclear Medicine. Brownlee & Associates was formed in 1991 and currently has a small, highly-trained staff. While based in Madrid, courses are given world-wide either in English or Spanish. Brownlee & Associates currently work with leading international companies in the areas of pharmaceuticals , Information systems, luxury products, food & beverages, etc.
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