El propósito de este artículo es asegurar que las personas responsables de la organización de presentaciones estén informadas sobre algunos de los problemas que puede causar su falta de formación en los elementos psicológicos relacionados con esta área y su aplicación en el mundo actual, de forma que pueden tomar las acciones necesarias, que aseguren que las presentaciones bajo su control tienen el éxito que merecen.
En artículos anteriores en mi blog, he tratado de cómo cada participante en un evento comunicativo, ya sea una presentación, reunión, curso de formación, etc., llega con unas ideas y expectativas preconcebidas sobre lo que va a ocurrir, el lugar, el tipo de interacción, la gente, normas de comportamiento (verbal y no-verbal) y muchos más elementos. Todo ello basado en su propia experiencia previa, conocimientos, educación, cultura, etc. Si estas expectativas no son alcanzadas – especialmente en el contexto de presentaciones, esto podría afectar seriamente la claridad de la comunicación y la percepción del presentador y su mensaje.
He visto este problema en muchas ocasiones, pero fue muy destacado para mi hace una semana, cuando asistí a una serie de tres presentaciones en una sala de conferencias en Madrid. Los presentadores fueron expertos reconocidos mundialmente en su área de especialización (Subject Matter Experts – S.M.E.s). Debo declarar que uno de los presentadores es amigo mio. Este hecho no ha tenido ningún efecto sobre este artículo.
En este evento los presentadores fueron desconcertados de las 5 maneras siguientes:
(1) La organización de la sala.
– El lugar inicialmente elegido para la presentación fue una sala “estándar”: El presentador al fondo de la sala con la audiencia frente a él. Había un rango de herramientas de apoyo audiovisual. Era una sala tradicional y muy normal. Creo que muchos presentadores han tenido muchas experiencias en salas similares y, generalmente, esperan este tipo de sala.
La sala que se iba a utilizar inicialmente, de repente se percibió como demasiado pequeña para el número de oyentes esperados. Por lo tanto, en el último momento, decidieron cambiar a una sala diferente – que, desafortunadamente, tenía una disposición inusual. (Ver imagen).
La pantalla estaba en el centro de la sala, con un ala a cada lado, que limitaba la visión del presentador por parte de la audiencia – menos los asistentes sentados justo frente a la pantalla principal. La única manera de que la audiencia pudiera ver al presentador, era que él se colocara justo en frente de la primera fila de asistentes, o se fuera hacia un lateral para hablar con el grupo de ese lado, mientas los demás sólo podrían ver su espalda y después, repetir esta acción con la audiencia del otro lado.
(2) Poner el ordenador detrás del presentador, o en un lugar donde es difícil ver la pantalla.
El ordenador disponible para el uso de los presentadores estaba encima de un atril al fondo del escenario. Si los presentadores lo hubieran utilizado, habría sido imposible para ellos utilizar la comunicación no verbal apropiada: orientación, proximidad, mirada y otros elementos claves en la comunicación. Por lo tanto, los tres presentadores decidieron utilizar el ordenador lo mínimo posible y, como resultado, estuvieron continuamente mirando la pantalla para comprobar lo que aparecía en ella, y no estuvieron enfocados en la audiencia y la lectura de su comunicación no verbal.
Existen tres posibles soluciones para evitar este problema:
1. Tener un monitor en el suelo justo frente al presentador, para que él pueda verlo fácilmente.
2. Tener un monitor colgado del techo, por las mismas razones que en el punto 1.
3. Tener un laptop encima de una pequeña mesa o soporte, colocado donde el presentador lo quiera y no en un lugar fijo e inamovible.
(3) Enfocar en la pantalla, NO en el presentador.
Muchos organizadores de estos eventos, parece que piensan que la pantalla es el principio y el fin de la presentación y que el presentador es un mero adjunto del material presentado, en vez de lo contrario. En el acto del que hablamos, esta actitud fue reforzada por el hecho de que había dos pantallas grandes orientadas hacia la audiencia en cada ala. Es importante remarcar que el presentador, su comunicación verbal y no-verbal, son las partes más importantes en cualquier presentación. El contenido en la pantalla se llama “ayuda visual” – La palabra “ayuda” no tiene el mismo significado que la palabra “sustituto”!
Quizás sería más productivo tener al presentador en pantalla en vez de sus diapositivas!
(4) Problemas con el wifi / “nube”.
En el evento al que me refiero, también había problemas con la conexión wifi. Parece que uno o más presentadores querían utilizar una presentación colocada en la “nube” – Sin embargo, en la primera presentación, los problemas fueron suficientemente serios para interrumpir varias veces el flujo de la presentación y “confundir” al presentador. Basándome en esta situación, que personalmente he visto muchas veces, merece la pena recordar a todos los presentadores, que es mejor llevar tu presentación en un Pen Drive que confiar en internet!
(5) Horarios, asientos y resolución de problemas.
En el programa, el acto estaba previsto que empezara a las 17:00h y terminara a las 21:00h. Normalmente, con una sesión de cuatro horas, la gente espera un descanso después de 2 horas o un breve descanso después de cada presentación para que los presentadores y la audiencia puedan relajarse un poco, estirar las piernas y, más importante, procesar psicológicamente el contenido / mensajes comunicados durante las presentaciones, lo que generalmente sirve para reforzar y aumentar la retención del contenido. Además, un breve descanso permite a los siguientes presentadores encontrar sus soluciones a los problemas identificados durante las presentaciones anteriores.
Un comentario personal: los asientos no fueron muy cómodos – especialmente para cuatro horas seguidas!
Consecuencias:
1. El primer presentador estuvo paseando arriba y abajo por el ancho de la sala como un león enjaulado: frecuentemente girando la cabeza / cuerpo para ver que aparecía en la pantalla; dando su espalda a un gran grupo de asistentes para hablar con orientación hacia el otro lado de la sala. En general, su comunicación no verbal (mirada, orientación, proximidad, postura, etc.) no fueron un fiel reflejo de sus capacidades como un “crack” SME. La situación desconcertante puede dar lugar a altos niveles de adrenalina y testosterona, lo que se traduce en una actitud verbal y no-verbal más fuerte y agresiva.
2. Los presentadores segundo y tercero, estuvieron más anclados en su punto de presentación preferido, lo que significa que la audiencia estaba más enfocada en ellos, de tal forma que el contenido de su comunicación (visual, verbal y no-verbal) entró en la mente subconsciente de la audiencia a través de la visión periférica. Sin embargo, parece que los dos presentadores también fueron afectados por el entorno
Las alas y los demás elementos mencionados resultaron en que los miembros de la audiencia tuvieron problemas para ver al presentador.
Debo dejar bien claro que todos los presentadores hicieron un trabajo excelente tomando en cuenta los inesperados e innecesarios problemas encontrados. Estoy seguro de que en el contexto de una presentación en un lugar “normal” donde los problemas indicados arriba no existan, las presentaciones habrían sido todavía mejores.
Hay muchos más elementos que deben ser considerados para evitar que los presentadores tengan problemas de logística y medios en el momento de hacer sus presentaciones. Estos elementos son aplicables a líderes de reuniones, formadores, negociadores, facilitadores, etc.
Para más información, pueden ponerse en contacto conmigo.
Cualquier feedback constructivo será bien recibido.
© Ian Brownlee, 8 de marzo de 2016. Madrid, España.
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