Desafortunadamente, una de las diapositivas más comunes en presentaciones y cursos de formación es la de los “Bullet Point” (viñetas): una lista larga, frecuentemente compleja y que el presentador piensa o cree que le ayuda a comunicar su mensaje eficazmente. En muchas ocasiones, el presentador insiste en leer en voz alta cada punto (una clase magistral de lectura!). Esto puede ser percibido por parte de la audiencia como un insulto a su inteligencia. En muchas ocasiones el presentador se sale de lo escrito para añadir más información, lo que puede causar confusión en la audiencia. El uso más frecuente es como muleta sicológica para el presentador. Para empeorar las cosas todavía más, muchas veces la diapositiva tiene un fondo azul oscuro con letras (con frecuencia muy pequeñas) en amarillo o blanco. Todo esto es una buena manera de asegurar que la audiencia desconecta de la presentación. (Enlace directo)
También, en muchas ocasiones las diapositivas con “bullet points” son utilizadas de forma “Open Show” donde toda la información se presenta en un “golpe de efecto” Es un gran problema en cualquier presentación porque lo que aparece en la pantalla automáticamente tiene más importancia que lo que el presentador está diciendo. La audiencia instintivamente tiene que leer y comprender todo lo que aparece en la pantalla ANTES de prestar atención al presentador.
Es importante recordar que el proposito de “PowerPoint” es producir “ayudas visuales” que están diseñadas para ayudar a la audiencia a entender un tema complejo. Las ayudas visuales NO están diseñadas para sustituir al presentador. Las diapositivas de “bullet points” sí pueden sustituir al presentador, cualquiera puede leer el contenido de la presentación sin necesidad de un presentador que lee en voz alta. En nuestro Estudio Internacional sobre Presentaciones: 2000-2012, el 88% de los encuestados indicaron que se desconectan de las presentaciones cuando se convierten en una clase magistral de lectura (enlace directo).
El trabajo del presentador consiste en controlar a la audiencia durante la presentación y esto incluye sus procesos conscientes y subconscientes.
Marcadores Sociales vs contenido:
Lee las siguientes frases e identifica el mensaje principal en cada uno:
– Abre la puerta.
– Por favor, ¿puedes abrir la puerta?
– Si no es una gran molestia, ¿puedes abrir la puerta?
– Agradecería mucho si pudieras hacerme el favor de abrir la puerta.
– Entiendo que puede ser inconveniente para ti en este momento, pero te agradecería mucho si pudieras hacernos el gran favor de abrir la puerta.
Obviamente, el mensaje es “Abre la puerta.” en todos. A parte del primero que es el más básico y sencillo de entender, todos los demás llevan elementos conocidos como “Marcadores Sociales” que muestran la percepción de status relativa entre la persona que habla y el que escucha. La primera es desde el “poder absoluto” hacia un subordinado. El último ejemplo es desde una persona subordinada hacia la persona percibida como la más poderosa. En general, cuanto más largo el marcador social utilizado, más alto status tiene la persona que lo recibe.
El propósito de este ejercicio es ver que el mensaje siempre está al final de la frase.
Énfasis al final.
En un estudio de posgrado que hice hace muchos años, he investigado qué recuerda exactamente la audiencia con la información presentada en forma de “bullet points” y los resultados indicaron que, en general, si el primer punto era memorable por alguna razón, la audiencia recordaba el concepto. El grado de recuerdo disminuyó con cada punto adicional. Sin embargo, la audiencia tendía a recordar mejor los 2 o 3 últimos puntos. Es otro ejemplo de el efecto primacía y el efecto reciente.
Por lo tanto, hay un conflicto entre la prioridad de la información del escritor vs el procesamiento subconsciente del lector.
Tarea: Antes de seguir leyendo este artículo. Rápidamente apunta cinco cosas que sean las más importantes para ti en una relación.
Estoy seguro que has escrito lo más importante primero y después las demás en orden de menor importancia. Posiblemente, las dos últimas son de mucha menor importancia que las primeras. Esto tiene un efecto muy serio en las presentaciones. Normalmente, la prioridad del escritor es de más importante a menos. Sin embargo, la prioridad subconsciente del lector es de menos a más importante, que implica que la audiencia recordará más claramente los últimos elementos.
Hay una problema adicional con este tipo de diapositiva consistente en que hay una relación implícita en un “bullet list” entre los elementos que podría ser, o no, clara o lógica para la audiencia.
En Inglés, español y otros idiomas, el contenido principal de la comunicación está normalmente al final. En comunicación hablada tenemos los ejemplos indicados anteriormente.
¿Dónde encontramos el contenido principal en la comunicación escrita?.
– En un párrafo – al final.
– En una comunicación científica – al final (Las conclusiones)
– En un libro policiaco – al final (La Identificación del criminal)
Animación
Para utilizar eficazmente las “Bullet points” recomendamos que el presentador anime cada uno para que aparecen cuando él quiera mostrarlo: después, él decide cuánto tiempo va a hablar de este punto y cúando pasar al siguiente punto. Además de controlar el flujo de la comunicación, es una manera de asegurar que el presentador habla sobre sólo este tema por lo tanto es más fácil para la audiencia seguir el hilo conductor. Esta técnica es una manera elegante y eficaz para el presentador de controlar los procesos mentales subconscientes de la audiencia y permite que el presentador alargue o reduzca el tiempo de su exposición de acuerdo con el tiempo disponible. Este tipo de presentación se llama una “Presentación Acordeón”.
Una clarificación: Por «Animación» quero decir que el texto solo APARECE – No como texto moviendo, ni letra-por-letra, ni con sonido, ni ondulando, ni con ningún tipo de efecto «especial» que podría distraer la atención de la audiencia.
Mayúsculas vs minúsculas.
Es vital que las reglas ortográficas del idioma se utilicen en las diapositivas de una presentación exactamente como si el presentador estuviera escribiendo un informe u otro documento. No hay razón, en nuestra opinión, para escribir en mayúsculas – incluso en los títulos. La ortografía es la ortografía!
Tamaño de letras
El tamaño mínimo de letras debe ser 28 puntos (Ariel). Si de verdad el presentador quiere que la audiencia lea sus diapositivas.
Borrado de palabras redundantes
NO se deberían escribir frases completas y complejas. Es mucho mejor escribir las palabras clave que sirvan como anzuelo y hagan que la audiencia tenga curiosidad por lo que vaya a decir el presentador y estén motivados a escuchar. Es una buena manera de enganchar la mente subconsciente de la audiencia.
“Vamos a aumentar las ventas en un 20% el próximo trimestre (Q4) después de lanzar nuestro nuevo producto”. (MAL)
vs
“ Ventas (Q4) + 20% : Nuevo producto.” (Bien)
El uso del último tipo de texto crea una situación en la que los miembros de la audiencia tienen que hacer un ejercicio mental llamado «formulación y resolución de hipótesis». Ya que tienen muy poca información, tienen que formular una hipótesis sobre el significado del texto y, después, escuchar al presentador para averiguar si su hipótesis es correta o no. Esto tiene la ventaja de asegurar que la audiencia está participando mentalmente en la presentación lo que, obviamente, consigue que se sientan involucrados y aumente su retención del contenido.
Como se puede ver, hay muchos aspectos a tener en cuenta para el uso eficaz de los “bullet points” en una presentación. Hay otras maneras de comunicar más eficazmente y serán tratadas en un próximo artículo.
Tu feedback sería bien recibido.
© Ian Brownlee, Brownlee & Associates, S.L., Madrid, España, Septiembre, 2014.
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